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Un besoin clé de structurer les processus financiers
Quand Eléonor et son équipe ont contacté nos équipes, ils avait réellement besoin de structurer leurs processus de gestion des dépenses. C'est exactement la réponse qu'a pu apporter Spendesk.
Avant Spendesk
Processus archaïques et chronophages
Manque de contrôle et de visibilité
Difficile gestion de l'ensemble des dépenses
Perte de temps pour tous les collaborateurs
Avec Spendesk
Automatisation des tâches comptables
100% de contrôle et visibilité en temps réel
Moyens de paiement modernes, sécurisés et connectés
Gain de temps, d'autonomie et d'argent
Découvrez le témoignage complet de Eléonor Hodson
"Nous avons rapidement mis en place Spendesk pour optimiser nos processus existants et reprendre le contrôle sur toutes nos dépenses."
Depuis Janvier 2020, Eléonor et son équipe ont mis en place Spendesk. Ce qui leur a permis, dès le début de l'aventure H7, de profiter d'un processus complet et solide de suivi des dépenses. Découvrez le témoignage d'Eléonor Hodson, Secrétaire Générale d'H7.
H7, lieu totem de la FrenchTech lyonnaise
H7 ce sont 3 piliers principaux :
La communauté qui regroupe les différents entrepreneurs de la région Auvergne-Rhônes-Alpes dans un lieu emblématique de la FrenchTech lyonnaise.
Le lieu de vie qui se compose de 3 espaces principaux : Home (les bureaux), Host (l'espace événementiel) et Heat (l'espace restauration).
Le programme d'accompagnement délivré aux différentes entreprises présentent (en juin 2021, pas moins de 70 entreprises).
La volonté d'un processus complet et solide pour H7
"Quand je suis arrivée, nous n'avions aucun processus et des factures qui s'accumulaient dans un coin du bureau."
Au départ, les tâches comptables et financières (notes de frais, traitement des factures, etc.) se faisaient manuellement, ce qui prenait un temps considérable à Eléonor et son équipe.
Il y avait donc chez H7 plusieurs problématiques :
L'optimisation du temps alloué à ces tâches financières et comptables.
La nécessité d'aider chaque employé à respecter la politique de dépenses.
Dans ce sens, Spendesk permet à Eléonor et son équipe de paramétrer des politiques de dépenses adaptées à chaque collaborateur, en fonction de son rôle, pour un maximum de contrôle mais aussi plus d'autonomie pour les équipes.
La possibilité de transformer les écritures comptables pour s'intégrer nativement dans leur outil comptable, a permis à H7 d'économiser énormément de temps au quotidien.
Précédemment, Eléonor passait jusqu'à 35 heures par mois sur le clôture comptable uniquement. Aujourd'hui les informations sont traitées beaucoup plus rapidement.
"Entre la réception d'une facture, le rappel auprès des collaborateurs, le paiement des factures, le traitement des notes de frais et la transmission des informations auprès de la comptabilité, Spendesk simplifie tout ça !"
Avant d'utiliser Spendesk, H7 avait énormément de mal à gérer les notes de frais des collaborateurs. Heureusement, depuis la mise en place de l'outil les équipes ne soumettent quasiment plus de notes de frais.
Eléonor a mis en place rapidement Spendesk pour optimiser ses processus existants et reprendre le contrôle sur toutes les dépenses.
Spendesk, un outil indispensable d'après Eléonor
Aujourd'hui, la Secrétaire Générale d'H7 nous explique qu'elle ne pourrait plus envisager de travailler sans Spendesk, tant elle gagne du temps au quotidien, mais aussi de la visibilité pour prendre de meilleures décisions.
H7 utilise aujourd'hui l'ensemble des fonctionnalités que Spendesk propose, dont notamment l'application mobile, ou encore la valeur probante pour les justificatifs de paiement qui permet de dématérialiser complètement et légalement ces documents.
"Je recommande vivement votre solution à toutes les nouvelles startups qui entrent dans notre incubateur. Je leur explique qu'elles vont gagner du temps sur la validation, que les processus et paiement aux fournisseurs vont être plus courts, qu'elles vont avoir une bien meilleure visibilité sur tous leurs achats, etc."
En résumé, pour Eléonor et ses collaborateurs, Spendesk est une solution de gestion de dépenses professionnelles pratique, simple & efficace !
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