Spendesk News : Janvier 2020

L’année 2020 est à peine commencée et nous avons déjà plein de nouveautés à vous montrer ! Retrouvez ci-dessous celles de ce mois de janvier.

Plus de visibilité sur les dépenses de votre entreprise

Retrouvez les informations les plus importantes pour contrôler et suivre encore plus finement les engagements de dépenses de l'entreprise grâce aux nouveautés ci-dessous. Nous sommes convaincus que l'accès à plus de données permet de prendre des décisions plus informées.

Les contrôleurs ont désormais une visibilité totale sur toutes les demandes d'achat, de paiement et de remboursement de l'entreprise

Dans l'onglet Demandes, les utilisateurs de Spendesk ayant le rôle de contrôleur peuvent désormais voir toutes les demandes en attente d’approbation et ainsi mieux planifier les budgets et surveiller les futurs décaissements sur Spendesk.

Cette nouveauté est déjà disponible sur les comptes de tous les contrôleurs !

La gestion des notes de frais simplifiée avec notre nouvel onglet dédié

Vérifiez et remboursez facilement les demandes de remboursement des employés sur Spendesk en quelques étapes :

• 1ère étape : Vérifier

Une fois qu'un responsable a approuvé une demande de remboursement de note de frais, l'équipe financière dispose d'un endroit dédié où elle peut valider ou rejeter la demande de remboursement conformément à la politique de dépense de l'entreprise.

• 2eme étape : Rembourser

Sélectionnez les notes de frais à rembourser et téléchargez un fichier .csv ou XML SEPA pour exécuter automatiquement les virements sur le site de votre banque.

De plus, pour un meilleur suivi, vous avez désormais accès à un nouvel onglet “historique” reprenant l’historique complet des notes de frais remboursées, la date et le nom de la personne ayant validé le remboursement.

Cette fonctionnalité sera bientôt disponible pour tous nos clients !

En parlant d’historique, nous avons également enrichi l’historique des cartes physiques en affichant le détail des rechargements passés. Vous pouvez désormais trouver le montant du rechargement mais aussi le nom de la personne l’ayant validé ou effectué.

Nouveau document récapitulatif des indemnités journalières (per diem)

Bonne nouvelle pour toutes les équipes commerciales basées en Allemagne : nous avons intégré les indemnités journalières per diem dans la plateforme Spendesk ! La gestion des indemnités journalières des employés est désormais rapide, facile et conforme à la législation allemande. Carpe per diem avec Spendesk 🥨

Pour continuer à enrichir votre expérience et vous aider à vous conformer aux pratiques comptables allemandes, nous générons un document pdf pour chaque demande d'indemnité journalière. Ces documents comprennent tous les détails du voyage effectué, des informations sur l’employé concerné, ainsi que la description de la demande et les éventuels champs personnalisés.

Purple is the New Black

Tout d’abord, un nouveau packaging

Tadaam, votre nouvelle carte est là ! Les nouvelles cartes Spendesk sont désormais livrées dans un packaging avec un nouveau design. Le moment où vous ouvrez LA fameuse enveloppe est encore plus magique ✨

Regardez par vous-même :

Activez votre carte Spendesk sur l'application mobile

Une fois que vous avez reçu votre carte, vous pouvez désormais l'activer directement à partir de l'application mobile Spendesk. Tout ça en deux étapes super faciles :

Payez. Attachez votre reçu. Et le tour est joué !

Les dépenses en déplacement sont encore plus simples grâce à la puissante combinaison de la carte Spendesk et de l’application mobile. Les employés reçoivent instantanément des notifications mobiles pour les guider dans le processus de paiement et prendre des actions si besoin (rechargement de carte…).

Et pour faciliter la collecte des reçus, l'application avertit l’employé immédiatement après le paiement, en l'invitant à télécharger une photo du reçu et à la joindre au paiement.

Nous avons également ajouté une notification instantanée pour faire savoir aux utilisateurs si un paiement est rejeté en raison d'un solde insuffisant sur leur carte. Si c’est le cas, il suffit de cliquer sur la notification et de faire une demande de rechargement.

Encore mieux : toute commande de carte Spendesk est gratuite !

Chez Spendesk, chaque employé reçoit une carte physique. Nous sommes convaincus que cela permet aux employés d’effectuer en toute autonomie les dépenses nécessaires au succès de leurs missions, sans perdre de temps sur de l’administratif. Pour en savoir plus sur notre culture d'entreprise, lisez l'interview de Rodolphe Ardant, notre PDG.

Vous êtes un utilisateur de Spendesk et vous souhaitez commander de nouvelles cartes ?

Vous n'êtes pas encore client et vous souhaitez essayer notre solution ? Réservez un créneau avec l'un de nos experts !

Nous espérons que toutes ces nouveautés rendront encore plus simple votre gestion des dépenses en entreprise. On se donne RDV le mois prochain 😉