Améliorez vos habitudes de dépenses et collectez 100% de vos reçus avec Play By The Rules
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Publié le 30 octobre 2020
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Chères équipes Finance, nous sommes navrés que cela ait pris autant de temps pour vous apporter une solution qui vous aidera enfin à récolter 100% des justificatifs de dépenses, mais la voici : Play by the Rules.
Les équipes finances qui nous ont aidés à développer cette fonctionnalité l’adorent. Play by the Rules leur donne la possibilité de bloquer les dépenses si besoin, mais surtout d’automatiser la chasse aux reçus pour les récidivistes. Nous faisons les gendarmes à la place des comptables et contrôleurs, tout en créant de meilleures habitudes de dépenses dans votre entreprise, grâce à des règles aussi simples et ludiques que celles d’un jeu d’enfant.
Les reçus sont une mine d’or bien cachée
Comment une entreprise peut-elle garder un système de gestion des dépenses ordonné et conforme en décentralisant ses dépenses ? Pas facile, hein ?
Quand un employé paie pour une dépense professionnelle, il oublie souvent de garder voire de demander le reçu, ou le confond souvent avec le ticket de carte bancaire… Cela devient donc une véritable chasse aux trésors, aussi bien pour l’administration que pour les employés, avant d’arriver enfin au St Graal : la déclaration de dépense ET son reçu correspondant . Le tout étant aussi bien une perte de temps que d’argent.
Pour y remédier, les entreprises ont tendance à mettre en place des process complexes tels que les notes de frais ou centraliser les dépenses sur une seule carte ou via une seule personne, mais bien souvent ces solutions ne sont pas sécurisées (partage des numéros de la carte bancaire de l’entreprise, fraude,...).
Pour toutes les entreprises, les reçus ont une valeur inestimable : ils ne sont pas seulement importants, mais obligatoires pour la traçabilité des dépenses de l’entreprise, se faire rembourser l’argent de la TVA, et à fournir en cas de contrôle.
Ainsi, récupérer les reçus d’une manière efficace est stratégique pour toutes les entreprises mais est souvent un véritable défi… était un véritable défi?
C’est ici que Play by the Rules, la nouvelle fonctionnalité de Spendesk, entre en jeu.
Play by the Rules : Un grand pouvoir implique de grandes responsabilités
Chez Spendesk, nous avons toujours fait en sorte que la collecte de reçus se fasse immédiatement après le paiement. Mais même avec une solution de gestion des dépenses modernes, et une application mobile intuitive, certains n’étaient pas très méticuleux concernant les reçus, et il y en a même qui allaient jusqu’à cumuler les reçus manquants…
C’est pourquoi nous avons ajouté des règles s’appliquant une fois le paiement effectué. La nouvelle fonctionnalité Play By the Rules permet de bloquer les récidivistes ayant trop de paiements sans justificatifs, jusqu’à ce qu’ils attachent leurs reçus manquants. Un grand pouvoir implique de grandes responsabilités.
Ces règles sont automatisées et se traduisent par un nombre maximum de reçus manquants et un nombre de jours défini avant qu’un justificatif soit considéré comme en retard, pour permettre à l’entreprise d’instaurer une culture vertueuse avec une situation gagnante-gagnante pour les équipes Finances et les employés.
Faciles à paramétrer, intuitives, et aussi surprenant que cela puisse paraître : amusantes ! Ces règles et rappels sont efficaces pour inciter les employés à attacher leurs reçus à temps. Et si l’un d’eux préfère se rebeller et ne pas suivre les règles, le système lui retire ses pouvoirs Spendesk (autrement dit, sa possibilité de payer avec une carte virtuelle ou physique), jusqu’à ce qu’il/elle transmette ses reçus manquants en retard.
Play By the Rules est donc le garant du parfait équilibre entre la liberté des employés à faire les paiements dont ils ont besoin, et le contrôle que les équipes Comptables et Finance se doivent de garder. Et tout cela est intégré à la plateforme Spendesk !
Voyons comment ça marche.
Comment ça marche dans Spendesk
Play by the Rules a été développé avec les utilisateurs de Spendesk et est exclusivement disponible dans Spendesk.
Cette fonctionnalité se paramètre en quelques étapes toutes simples :
L’équipe Finance paramètre les règles de dépense pour l’ensemble de l’entreprise avec un nombre maximal de reçus en retard, ainsi qu’un nombre de jours avant que le reçus soit considéré comme tel
Les employés continuent de dépenser normalement
Quand vient le moment de fournir le reçu, l’employé reçoit un rappel des règles de dépense
Si un employé accumule trop de paiements sans justificatifs et ne respecte pas les règles, sa carte sera alors bloquée jusqu’à ce qu’il fournisse les justificatifs demandés.
C’est tout !
Et le meilleur dans tout ça? Vous pouvez suivre l’efficacité de vos paramètres en temps réel sur le tableau de bord de contrôle et ainsi adapter vos réglages et optimiser vos taux de collection de reçus !
De vrais résultats chez nos clients : plus de reçus, plus rapidement.
"Nous avons mis en place la fonctionnalité Play By the Rules 6 mois après l'implémentation de Spendesk chez Smart AdServer. C'est vraiment un plus pour nous les comptables, car les employés ne comprennent pas toujours la nécessité de fournir un justificatif après leurs dépenses professionnelles. La fonctionnalité est d'autant plus intéressante, car on peut adapter la règle selon le profil de l'employé."
Valérie Joly, Responsable Comptable chez Smart AdServer
Nos clients ont déjà adopté Play by the Rules. Nous avons eu de très bons retours concernant l’expérience utilisateur de Play By the Rules, mais laissons parler les chiffres :
En moyenne, nos clients collectent 98% des reçus
Les reçus sont attachés 2 fois plus rapidement
Ce système est combiné à tout ce qui existe déjà chez Spendesk, et qui facilite de base la récupération des reçus :
Téléchargez instantanément et où que vous soyez vos reçus, grâce à l’application mobile
C’est la solution que nous recommandons le plus pour lors des dépenses sur le terrain. Dès que vous payez avec votre carte physique Spendesk, une notification vous invite à prendre en photo votre reçu, tant que vous avez ce petit papier est encore dans vos mains. L’application mobile va automatiquement rogner le reçu afin d’avoir une image claire et le fera correspondre avec le bon paiement grâce à la reconnaissance du texte. Vous n’avez plus qu’à compléter avec une courte description qui donnera plus de contexte sur votre dépense.
Vous dépensez en ligne? Envoyez nous vos reçus directement par email
Les sites marchands, les boutiques en ligne et certains fournisseurs ont l’habitude d’envoyer les reçus par email, le plus souvent juste après la confirmation d’achat. Le moyen le plus simple pour justifier votre paiement avec Spendesk, est de nous transférer l’email contenant le reçu, à Marvin, notre robot intelligent, à receipts+companyID@spendesk.com. Marvin s’occupera alors automatiquement de faire correspondre le reçu avec le paiement dans Spendesk. Pratique !
Vous êtes plutôt du genre à repousser les choses ? Aucun problème, faites le à votre bureau, glissez et déposez votre reçu dans Spendesk depuis votre ordinateur
Si vous n’avez pas le temps de soumettre votre reçu immédiatement ou si vous préférez vous occuper de vos dépenses une fois assis calmement à votre bureau, vous pouvez toujours vous connecter à Spendesk et soumettre vos reçus en les glissant simplement sur la ligne de paiement dans l’interface Spendesk.
Vous avez vraiment perdu votre reçu ? Ne restez pas bloqué et signez une déclaration de perte dans Spendesk
Perdre le reçu ahhh… ce sentiment horrible. Cela arrive même aux meilleurs, ne vous inquiétez pas. Chez Spendesk, nous avons développé une option pour que les employés puissent déclarer la perte de leurs justificatifs. Il faut alors signer une “Déclaration de perte de justificatif”, engageant ainsi sa responsabilité légale pour prouver qu’il.elle a fait son possible pour retrouver le reçu, en vain. Cela responsabilise donc l’employé tout en s’assurant que l’entreprise reste conforme en cas de contrôle et d'audit.
Éduquer les employés sur ce qu'est un reçu valide pour la Finance
Chez Spendesk, nous rappelons à tous ce qui est et surtout ce qui n’est pas un reçu valide, dès l’arrivée sur la plateforme et avant chaque dépense.
Si un utilisateur se trompe de reçu (charge le ticket de carte bancaire par exemple), nous permettons aux équipes financières de déclarer le reçu comme invalide et expliquer en quoi ce reçu est invalide. Cela encourage alors des échanges fluides, rapides et constructifs entre les équipes Finance et les employés.
Collectez les reçus sans effort, dès maintenant!
Établissez une culture d’entreprise forte et saine en matière de dépenses avec Spendesk et la fonctionnalité Play By the Rules. Bénéfique autant pour les équipes finances, les managers et les employés, l’équilibre parfait entre contrôle et efficacité dans la gestion des dépenses de votre entreprise.
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