Gestion de la paie : un enjeu stratégique pour la finance

Fin 2022, la France comptait un peu plus de 30 millions d'actifs. La grande majorité (près de 90 %) était des employés. Tous partagent une chose en commun : en fin de mois, un document important atterrit dans leur boîte aux lettres - la fiche de paie. Pour la plupart, le regard se porte directement en bas à droite, car c'est là que le montant net est indiqué, c'est-à-dire le montant que l'employeur verse sur le compte bancaire.

Cette fiche de paie détaille comment se composent précisément les impôts, les cotisations de sécurité sociale et autres déductions. On peut ainsi en tirer ce que les entreprises doivent prendre en compte lors de l'établissement des fiches de paie.

Qu'est-ce qu'une fiche de paie ?

La fiche de paie est un document que les employeurs remettent régulièrement à leurs employés (généralement mensuellement). Elle détaille la composition du salaire total de l'employé, y compris le salaire de base, les éventuelles primes, les bonus ou les heures supplémentaires.

À cela sont soustraites les déductions telles que les cotisations de sécurité sociale, les impôts et éventuellement d'autres déductions comme les avances ou les saisies sont répertoriées.

Tout cela donne lieu au tant attendu résultat net. Cette fiche de paie sert de preuve de revenu pour l'employé et est importante pour la planification financière personnelle et la déclaration de revenus.

Comment sont établies les fiches de paie ?

En général, les fiches de paie sont générées à l'aide de logiciels de paie spéciaux qui automatisent et simplifient le processus. On peut notamment citer des solutions qui s'intègrent avec Spendesk, comme Payfit. Ces logiciels de gestion ont d'ailleurs fait l'objet d'un article pour bien commencer 2024.

Parce que de tels programmes sont disponibles pour les petites entreprises à partir de quelques euros par mois et par employé, le travail manuel avec des feuilles de calcul est désormais moins courant.

Processus typique d'établissement d'une fiche de paie :

On distingue 5 étapes communément admises par les services des ressources humaines pour établir une fiche de paie :

1 - Saisie des données des employés

Toutes les informations pertinentes sur les employés sont d'abord enregistrées dans le système. Cela inclut les informations personnelles, la classe fiscale, les cotisations de sécurité sociale, les détails de salaire et d'autres facteurs pertinents tels que les indemnités ou les déductions.

2 - Saisie de la prestation de travail

Pour chaque période de paie, les heures de travail, les heures supplémentaires, les jours de maladie, les jours de congé, etc., sont enregistrés. Pour les employés salariés, qui reçoivent un salaire fixe mensuel, cette étape est en partie superflue.

3 - Calcul

Le programme calcule le salaire brut en fonction des données saisies. Ensuite, les déductions légales telles que l'impôt sur le revenu, la taxe d'église et les cotisations de sécurité sociale (maladie, retraite, chômage et assurance dépendance) sont automatiquement déduits.

4 - Génération de la fiche de paie

Le système génère un relevé détaillé montrant le salaire brut, les déductions individuelles et le salaire net. Cette fiche de paie est ensuite remise aux employés, souvent sous forme de document papier ou sous forme électronique.

5 - Rapports et virements

Le programme facilite également la génération des rapports requis par les autorités fiscales et les organismes de sécurité sociale. De plus, il peut soutenir le virement des salaires nets aux employés ainsi que le paiement des déductions aux autorités et aux assureurs concernés.

Quelle est la différence entre une fiche de paie et un bulletin de salaire ?

La différence entre une fiche de paie et un bulletin de salaire réside principalement dans le type de rémunération et les relations d'emploi sous-jacentes. En pratique, ces distinctions ne sont pas toujours aussi clairement définies. Dans certains cas, même les employés rémunérés à l'heure peuvent être payés de la même manière que les employés salariés mensuels.

De plus, les deux types de documents présentent une structure similaire, indiquant le salaire brut, les déductions et le montant net, la principale différence réside dans le calcul du salaire de base.

Le métier de gestionnaire de paie en première ligne

Le rôle de gestionnaire de paie vient renforcer, dans les structures plus importantes, la composition du service comptabilité. Cet expert-comptable spécialisé dans la gestion des salaires assure l’envoi et le suivi des bulletins de paie, accompagne la rédaction des contrats de travail et la mise à jour des grilles salariales au sein de l’entreprise.

La gestion de la paie inclut aussi, dès la création de la structure, la déclaration sociale nominative de l’entreprise. Sur la durée, le gestionnaire de paie a comme mission de déclarer et accompagner le règlement des bons montants de cotisations sociales à l’URSSAF.

Les connaissances de cet expert sont diverses et approfondies dans des domaines tels que :

• Le droit du travail

• Le droit social

• La connaissance et le contact avec les organismes sociaux

Le traitement de la paie une fois entre de bonnes mains, il appartient à la communication interne, aux recruteurs et à aux documents de conventions collectives d’expliquer clairement aux salariés les points suivants :

• L’indexation et le calcul du salaire selon le temps de travail effectif dans l’entreprise

• L’impact des années d’expérience sur la grille salariale

Pour les nouveaux arrivants, l’ensemble des éléments qui constituent les offres d’emploi et leur fiche métier permettent une meilleure compréhension des attentes et facilitent les négociations salariales.

Deux maitres mots : précision et transparence

En automatisant et en intégrant différents systèmes de gestion du personnel, de gestion du temps et de gestion des dépenses, les entreprises peuvent optimiser leurs processus tout en respectant les exigences légales. Spendesk, en tant qu'outil de gestion des dépenses, peut être intégré de manière transparente dans l'ensemble du processus de paie, simplifiant ainsi considérablement la gestion financière et le remboursement des dépenses des employés.