Note de frais : Dégainez votre carte physique Spendesk

Élue procédure la plus détestée de l’année par des millions d’employés, remplir ses notes de frais est toujours un calvaire en 2017. Nous avons tous vécu au moins une fois cette même réaction courante (et humaine) de fatalisme au moment d’insérer, non sans peine, un dernier reçu dans un portefeuille déjà rempli d’une multitude de petits papiers...

Si ça vous parle, c’est que vous ne connaissez pas (encore) assez bien Spendesk ! Si vous aviez eu votre carte Spendesk au moment de régler votre dernier déjeuner avec un client, vous auriez pu payer sans avancer l’argent, prendre le reçu en photo et le jeter ! Oui, oui, c’est possible. Votre comptable serait satisfait, et votre boss aussi. Alors comment ça marche ?

C’est quoi une carte Spendesk ?

Spendesk est la solution SaaS de référence qui permet de gérer simplement toutes les dépenses courantes de l’entreprise et de centraliser le suivi des paiements effectués par tous les collaborateurs. Grâce à un système de génération de cartes virtuelles ou physiques sur demande, Spendesk permet de fournir un moyen de paiement traçable et sécurisé à ses équipes pour payer aussi bien en ligne que sur le terrain.

Ces cartes sont des cartes Mastercard prépayées, elles sont acceptées partout et fonctionnent comme une carte de débit. Qu’elles soient virtuelles ou physiques, les cartes prépayées Spendesk disposent d’un plafond de dépense paramétrable, il est donc impossible de dépenser plus que ce qui a été autorisé ! Puisque les cartes sont connectées à l’interface Spendesk, les équipes comptables et financières peuvent suivre en temps réel les dépenses réalisées par chaque collaborateur et gagnent un temps fou grâce à de nombreuses fonctionnalités automatisant les tâches récurrentes comme la récupération des factures.

Les équipes sont plus autonomes au moment de faire un achat et la finance a plus de contrôle sur les dépenses.. C’est pas beau ça ?

Carte Spendesk VS carte bancaire traditionnelle

• Pour les employés

Office Manager qui fait des achats fréquents pour le bureau, responsable commercial qui écume les salons dans toute l’Europe pour faire connaître son produit, équipe marketing qui prépare le tournage de la prochaine “pub-de-dingue-qui-va-faire-le-buzz”; les occasions de dépenser dans l’intérêt de l’entreprise sont légion et c’est plutôt mieux si on n’est pas obligé de vider son livret A pour faire son travail. Du point de vue d’un employé, avoir une carte Spendesk signifie plus de confiance et plus d’autonomie.

• Pour la finance

Du point de vue du RAF, fournir un moyen de paiement qui débite le compte de l’entreprise peut être risqué. “Et si Robert achète n’importe quoi ? Et si Martine oublie de me rapporter ses factures ? Au moins en les obligeant à faire des notes de frais, je les tiens”. En fait non, la fraude à la note de frais coûte en moyenne 700 euros par employé et par an dans une ETI. En comptant la perte de temps globale à remplir et traiter ces dernières, la note de frais coûte cher, très cher même. La solution est simple : intégrer le contrôle dans la carte et récupérer les factures automatiquement !

• Les avantage des cartes Spendesk par rapport aux cartes bancaires traditionnelles

• Pas de mauvaises surprises

  La finance garde le contrôle sur les dépenses grâce à l’usage d'une carte nominative, prépayée (donc limitée en débit), rechargeable à la demande, ou si besoin, dotée d’un budget mensuel modifiable en quelques clics !

• Pas de frais mensuels sur les cartes :
  Avec Spendesk, les frais de carte sont réduits, puisqu'il n'y en a pas. L'entreprise paye chaque nouvelle carte une seule et unique fois : lors de la commande ! Ne faites plus pleuvoir les billets inutilement ;)

• **Gestion simple via l’app mobile
  **Quittez donc la préhistoire :) On vous facilite tout grâce à l’application mobile Spendesk qui vous permet de dématérialiser vos reçus en 2 clics, de suivre en temps réel l’évolution du solde disponible sur votre carte et de réaliser une recharge ponctuelle.

• Meilleur contrôle et traçabilité complète des transactions

  Vous l’aurez compris, vous allez faire des heureux… dont votre comptable ! Puisque la carte physique est nominative et connectée, la finance garde un contrôle total sur les dépenses grâce à des notifications reçues en temps réel. Spendesk assure ainsi une traçabilité optimale des dépenses réalisées en dehors du bureau.