Una tarjeta virtual es una tarjeta de pago que se crea por internet para un uso único o recurrente, sin plástico y, normalmente, con un saldo o presupuesto que tú controlas. Para un equipo de finanzas resuelve un problema concreto: pagar suscripciones y compras online sin compartir los datos de una única tarjeta de empresa ni encontrarse con gastos inesperados a final de mes. En esta guía verás cómo funcionan, en qué se diferencian las de un solo uso y las recurrentes, y qué ventajas aportan al control del gasto.
En resumen:
Una tarjeta virtual es una tarjeta de pago que se crea en línea para un pago único o recurrente, normalmente con un saldo que fija el titular.
Las tarjetas de un solo uso pueden utilizar datos específicos para cada compra y funcionan con un presupuesto definido, lo que ayuda a reducir la exposición al fraude sin compartir los datos de la cuenta bancaria.
Cada transacción aparece en tiempo real en el panel de gastos, y el saldo o presupuesto de cada tarjeta se puede limitar.
Las de un solo uso sirven para compras puntuales; las recurrentes gestionan suscripciones y se pueden pausar o eliminar cuando quieras.
Los empleados autorizados pueden solicitar una en pocos segundos, según la política de aprobación de la empresa, y cada pago queda registrado automáticamente.
Así es una tarjeta virtual de empresa
A diferencia de las tarjetas físicas, las tarjetas virtuales se crean por internet para un uso único o recurrente. Por lo general, funcionan con un saldo o presupuesto específico que determina el titular de la tarjeta.
Las tarjetas virtuales existen exclusivamente en formato digital. Esto permite acceder a ellas desde cualquier lugar y ayuda a reducir el riesgo de compras fraudulentas. Contienen los mismos datos básicos que las tarjetas físicas: número de tarjeta, fecha de vencimiento y CVV.
Ten los gastos bajo control
Al comprar por internet con el dinero de la empresa aumenta el riesgo de fraude y de problemas de seguridad. Sin embargo, usando tarjetas virtuales puedes visualizar todos los gastos y llevar un mejor control.
Con una plataforma de tarjetas virtuales de empresa puedes establecer tus políticas de gasto y los procesos para aprobar o rechazar dichos gastos. Además, puedes automatizar la elaboración de informes contables y hacer un seguimiento de cada transacción en tiempo real.
¿Cómo funcionan las tarjetas virtuales?
Los datos de las tarjetas físicas son estáticos: tanto el número como la fecha de caducidad y el código de seguridad permanecen sin cambios. En cambio, las tarjetas virtuales pueden utilizar datos específicos para una única compra o mantener los mismos datos para pagos recurrentes autorizados.
Cuando compres por internet, deberás introducir los datos de la tarjeta virtual que corresponda al tipo de pago, ya sea de un solo uso o recurrente. Los detalles de las compras se registrarán en el panel de control.
Las tarjetas virtuales que utilice tu empresa harán que los pagos online sean más sencillos y seguros, por ejemplo, para:
Suscripciones y renovaciones de software para la empresa (SaaS)
Gastos de viajes de negocio, como alojamientos, alquiler de coches y cualquier desplazamiento
Gastos como material de oficina, asistencia a eventos y otros servicios
Tarjetas recurrentes frente a tarjetas de un solo uso
Entre las modalidades más habituales de tarjetas virtuales se encuentran:
Las tarjetas de un solo uso, que sirven para pagos puntuales. Por ejemplo, las compras en Amazon. Este tipo de tarjetas está diseñado para utilizarse una sola vez y suele dejar de estar disponible después de la compra.
Las tarjetas recurrentes, también llamadas de suscripción, pueden utilizarse varias veces, normalmente para pagos al mismo proveedor y dentro del presupuesto establecido por la empresa. Cuando se alcanza el importe máximo del periodo, no se pueden realizar más cargos hasta que se renueve el presupuesto o un administrador apruebe una ampliación.
Muchas empresas acumulan decenas de programas y suscripciones de pago. Gestionar todas esas suscripciones con diferentes tarjetas de crédito puede llegar a ser una pesadilla.
Con los pagos recurrentes hechos con tarjetas virtuales, puedes gestionar todas las suscripciones desde un solo lugar, con la libertad de pausar o eliminar una tarjeta en cualquier momento, mientras otras suscripciones continúan. Con las tarjetas de empresa de Spendesk puedes revisar y aprobar cada solicitud antes del primer pago, y cancelar o pausar una tarjeta en cuanto deje de hacer falta, sin afectar al resto de suscripciones activas.
Este sistema tan sencillo permite:
Evitar pagar de más por programas que apenas se utilizan.
Facilitar el seguimiento de las suscripciones que están a punto de cancelarse o renovarse.
Como cada tarjeta recurrente tiene sus propios datos y fecha de caducidad, puedes organizar mejor los pagos y mantener un mayor control sobre ellos.
Estas son las principales ventajas de las tarjetas virtuales
A continuación, veamos por qué tantas empresas eligen las tarjetas virtuales para los gastos empresariales.
Reducen el riesgo de fraude
Ayudan a proteger a la empresa frente a fraudes y usos indebidos, tanto internos como externos. En las tarjetas de un solo uso, los datos se limitan a una operación concreta, lo que reduce la exposición de la empresa si esos datos quedan comprometidos.
Además, un importante beneficio a nivel de seguridad es que las tarjetas cuentan con un presupuesto preestablecido, por lo que limitan el importe que puede quedar expuesto en cada operación.
Son fáciles de usar
Podrás olvidarte de la lentitud al solicitar tarjetas nuevas y configurarlas: los empleados autorizados pueden solicitar una nueva en cuestión de segundos, según la política de aprobación de la empresa y sin necesidad de una formación especial.
Funcionan de forma similar a las tarjetas tradicionales, así que se pueden usar para compras en Amazon, Google Ads, Facebook Ads y muchos otros gastos online.
Te permiten ser más productivo
Ya no tendrás que preguntar quién tiene la tarjeta de la empresa o dónde se vio por última vez. Ahorrarás tiempo y dinero al no tener que pasar la tarjeta de mano en mano ni seguir largos procesos para aprobar los gastos. De esta manera, tanto el personal como los directivos pueden centrarse en sus propias tareas, que no son pocas.
Controla los gastos
Las transacciones por internet y en persona aparecen en tiempo real en el panel de control de gastos. Puedes limitar el saldo o presupuesto que los titulares de las tarjetas virtuales pueden gastar.
Ventajas para el equipo de contabilidad
Compartir los datos de las tarjetas de crédito de la empresa mediante mensajes de texto o correo electrónico es una práctica anticuada y, sobre todo, insegura. Por eso, las tarjetas virtuales ayudan a reducir la exposición de la empresa a filtraciones de datos y cargos no autorizados.
Los servicios de pagos virtuales permiten al equipo de contabilidad:
Controlar los límites de gasto de cada departamento de la empresa sin necesidad de recurrir a la microgestión.
Reducir los cálculos manuales, ya que cada pago se registra y se puede rastrear automáticamente.
Al ofrecer mayor accesibilidad, control y eficiencia, no es de extrañar que cada vez más empresas dejen atrás las tarjetas de crédito físicas y se pasen a las tarjetas virtuales.
Los empleados también se benefician de las tarjetas virtuales
Ahora es más fácil que nunca proporcionar al personal su propia tarjeta de empresa. Las tarjetas virtuales son mucho más fáciles y ágiles de usar que las físicas, incluso para los empleados.
La red de pago disponible depende del proveedor elegido. En el caso de Spendesk, las tarjetas utilizan la red Visa.
Los empleados pueden hacer compras al instante y sin complicaciones a través de internet, gracias a tarjetas virtuales aprobadas de acuerdo con la política de gasto de la empresa.
Si tienes empleados que viajan por trabajo, puedes emitir a cada uno su propia tarjeta virtual y acceder desde la plataforma a los justificantes asociados a las compras, cuando se hayan adjuntado.
Las tarjetas de crédito y las tarjetas de débito virtuales pueden dar a los empleados mayor autonomía y responsabilidad a la hora de tomar decisiones sobre los gastos de la empresa. Esto aumenta la transparencia en las comunicaciones internas y en la forma en que la empresa gestiona sus finanzas.
¿Deseas cambiarte ya a las tarjetas virtuales?
Con una plataforma de tarjetas virtuales de empresa, los directivos, los empleados y el equipo de finanzas pueden pagar online de forma más sencilla y segura, y la gestión de gastos deja de depender de una sola tarjeta compartida.
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