Quelle différence entre frais réels et frais de bouche?
Le terme frais de bouche est implicitement lié à un défraiement, c'est-à-dire le remboursement de la somme dépensée lors du repas par l'employeur. On peut catégoriser cette dépense dans les frais réels, c’est-à-dire l’ensemble des frais engagés par un salarié pour exercer son activité professionnelle.
Pour tout salarié, le remboursement de frais professionnels suppose la création d’un justificatif de note de frais, faisant état de sa consommation. Le justificatif fourni, en plus des notes de frais s’y référant, peut se présenter sous la forme d’un reçu ou d’un ticket de caisse.
Les différents cas d’usage des frais de bouche
On peut aussi désigner comme frais de bouche tout repas professionnel, qu’il se déroule sur le lieu de travail ou non.
Un budget de frais de bouche peut-être établi dans le contrat de travail si ces frais sont récurrents. La mention du contrat de travail mentionnant les frais de bouche correspond souvent à la valeur du repas quotidien pour chaque jour ouvré par mois.
Les informations personnelles (nom, adresse, numéro de téléphone professionnel, adresse e-mail...) du salarié peuvent également être incluses dans les notes de frais et autres justificatifs comptables afin de faciliter la prise en compte de ces dépenses lors du calcul des cotisations sociales. Le remboursement des frais de repas est en effet exonéré de cotisations sociales pour la plupart des salariés.
L’engagement de frais professionnels supplémentaires lors de repas peut également avoir lieu lors d’un rassemblement d’entreprise. Dans un tel cas de figure, les frais de bouche seront comptés non pas par les salariés par mais l’entreprise et le prestataire auquel elle aura fait appel.
Quels remboursements pour les frais de bouche?
Sous couvert (sans mauvais jeu de mot) d’un justificatif fourni aux services des finances publiques, les frais de bouche comme les frais de déplacement peuvent faire l’objet d’une défiscalisation.
Pour en savoir plus, n’hésitez pas à aller consulter la page de l’URSSAF traitant des modalités et de la limite d’indemnisation des frais professionnels.
À noter que des régimes spéciaux s’appliquent aux travailleurs indépendants, qui bénéficient d’exonérations spécifiques en fonction de leur branche. Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site du gouvernement. Il convient cependant de rester vigilant quant aux limites d’exonération s’appliquant aux frais de bouche.
Pour les frais engagés par le salarié hors des locaux de l’entreprise, une déduction de l’impôt sur le revenu peut intervenir pour également prendre en compte les frais supplémentaires. Le défraiement des frais de repas doit cependant être justifié, notamment dans le cas des frais engagés par le salarié ou par un travailleur indépendant.
Si la distance séparant le bénéficiaire des locaux de l’entreprise est trop importante, il s’agit par exemple d’une raison pouvant motiver un défraiement et des notes de frais dédiées. Ces dépenses supplémentaires sont parfois vitales à la santé financière d’une entreprise, ou partie intégrante d’une activité.
C’est notamment le cas des dîners d’affaires, qui correspondent, selon le bulletin officiel de la sécurité sociale, à des frais professionnels.
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