Spendesk es una de las herramientas que nos permitirá escalar.

Gestión de gastos escalable para equipos en crecimiento

Uno de los retos habituales de las empresas en rápido crecimiento es perder eficiencia, control y visibilidad a medida que aumentan las contrataciones y los gastos. Para crecer con éxito, es fundamental que las herramientas del día a día puedan acompañar el ritmo de la empresa.

Las herramientas de Spendesk ayudan a los equipos financieros a escalar con el mínimo esfuerzo. Gracias a la automatización de la plataforma, Silverfin puede aumentar significativamente sus contrataciones y gestionar un mayor volumen de gastos sin tener que cambiar ni añadir nada al sistema, lo que supone un importante ahorro de tiempo y costes para la empresa.

Gestión de viajes sin complicaciones

Los viajes de empresa suelen ser un quebradero de cabeza. Las compañías necesitan definir claramente cómo pueden gastar dinero sus empleados, con una política de viajes bien establecida. También resulta complicado para los miembros del equipo, que a menudo tienen que adelantar dinero de su propio bolsillo y después esperar el reembolso.

Esta es una de las principales razones por las que a Lola le encanta Spendesk. «Nuestra sede está en Bélgica, nosotros estamos en la oficina de Londres y también tenemos una oficina en Copenhague. Spendesk hace que viajar sea muy fácil. No tengo que preocuparme por gastar mi propio dinero. Sé que ya tengo un presupuesto disponible y no tengo que pensar en cuándo me va a devolver el dinero la empresa. Así que viajar y usar Spendesk es muy sencillo».

Y no solo le facilita la vida a Lola cuando es ella quien viaja.

«Ese es el mayor impacto que Spendesk tiene en mi trabajo. Con tantas personas nuevas, muchas viajan ya en su primera semana. El hecho de que puedan tener una tarjeta Spendesk y no tengan que preocuparse por cuándo van a cobrar o por cómo van a afrontar su primer mes es muy importante. Podemos cubrir ese coste y nada sale de su bolsillo».

«Eso es muy importante para nosotros. Es el mayor impacto que Spendesk ha tenido en nuestra empresa».

Una forma sencilla de gestionar suscripciones

Un problema habitual para muchas empresas modernas es gestionar los innumerables pagos de suscripciones online que se realizan cada mes. Los hacen distintos equipos, con presupuestos diferentes, y hacer seguimiento de todos esos pagos puede convertirse en un auténtico reto.

Según Tom, Silverfin no tiene ese problema. «Cuando pienso en la visibilidad y el reporting dentro de Spendesk, la parte de suscripciones me resulta especialmente útil. Como empresa SaaS, utilizamos muchos otros servicios SaaS. Todo el mundo necesita herramientas y, de repente, tenemos cientos de ellas».

Como Spendesk registra cada pago en tiempo real, es fácil ver quién utiliza qué herramienta y cuándo se realizó la compra.

«Spendesk me permite obtener rápidamente una visión general de nuestras herramientas de suscripción y también limitar los presupuestos. Nos aporta visibilidad y más control sobre uno de los mayores gastos generales de nuestra empresa».

«En cuanto al software contable, utilizamos Xero. Xero se integra perfectamente con Spendesk, lo que nos resulta muy útil. También existe una sincronización perfecta con nuestro software de back office. Para nosotros, como equipo financiero, es clave contar con esa integración ya preparada».

Ahorrar tiempo a toda la empresa

Las notas de gastos suponen una gran carga tanto para los equipos financieros como para el resto de la empresa. Así era también en Silverfin, según Tom.

«Antes de Spendesk, las personas introducían sus gastos en una plantilla de Google Sheets, hacían fotos de los recibos y después intentaban añadirlos a la hoja de gastos. Sinceramente, me daban pena».

¿Qué ha cambiado? Absolutamente todo.

«Hoy, las personas simplemente pueden gastar cuando lo necesitan y hacer una foto con la aplicación. No tienen que pedir aprobación para cualquier gasto pequeño. Cuentan con un presupuesto aprobado que pueden utilizar. Así que, en el día a día, tanto en términos de eficiencia como de libertad y confianza, hemos dado un paso enorme».

Es una gran ventaja para cualquier empleado, que ya no tiene que rellenar notas de gastos. Pero lo es aún más para el equipo financiero.

«Dentro del proceso de cierre, podemos reducir la carga de trabajo de medio día a aproximadamente una hora. En cuanto al procesamiento de gastos, si pienso en el usuario, antes podía dedicar fácilmente medio día al mes a recopilar y rellenar sus gastos. Ahora ya no es una tarea pendiente en la agenda mensual. Creo que es un gran logro».

Gestión de gastos escalable para equipos en crecimiento

El principal objetivo de Silverfin es ahorrar tiempo. Ya sea durante el onboarding o en el día a día, es fundamental que las herramientas puedan seguir el ritmo de crecimiento de la empresa.

«Cuando eres una empresa que escala rápido, muchas personas hacen solicitudes, muchas necesitan fondos y muchas necesitan declarar gastos o realizar compras. De repente, pierdes eficiencia, pierdes control y te falta visibilidad».

Por eso es esencial contar con herramientas que ayuden a escalar fácilmente.

«Spendesk es una de las herramientas que nos permitirá escalar. Podemos añadir personas, nuevos gastos y mayor volumen de operaciones sin añadir nada al back office, porque todo está muy automatizado. Y aun así seguimos manteniendo el control. Antes, tarde o temprano, habríamos necesitado una persona a tiempo completo dedicada únicamente a procesar gastos. Sin duda, esa no habría sido una buena situación».

Gracias a Spendesk, eso ya no es un problema.

Onboarding sencillo para nuevos empleados

Como empresa en crecimiento, Silverfin incorpora constantemente a nuevos empleados. Para muchas empresas, familiarizar a las nuevas incorporaciones con herramientas y software requiere bastante tiempo. Pero no en el caso de Silverfin.

Como explica Tom, «el onboarding de nuevas personas es importante. Forma parte de la experiencia positiva de incorporarse a Silverfin. Es el primer punto de contacto». Lola está de acuerdo: «En cuanto contamos con una fecha de incorporación para un posible nuevo empleado, empezamos a preparar el onboarding. Nos aseguramos de tener todos los sistemas listos: correos electrónicos, etc. También tenemos preparados los equipos informáticos. Todo el mundo puede empezar a trabajar desde el primer día».

Poner en marcha a los nuevos empleados con Spendesk es esencial. Cuanto antes estén familiarizados con la plataforma, antes podrán gestionar correctamente sus gastos.

«Spendesk es sencillo y claro», dice Tom. «Añades una cuenta, solicitas una tarjeta y esta llega por correo unos días después. A partir de ahí, ya puedes empezar».

Una relación natural

Como muchas empresas tecnológicas, Silverfin quiere trabajar con otras empresas que compartan su misma mentalidad. Y, para Tom, Spendesk encaja perfectamente.

«Valoro que, con Spendesk, percibo una energía muy parecida a la nuestra», afirma Tom. «También es una empresa en crecimiento, dinámica, con respuestas rápidas y de calidad. Si había algo que todavía no existía, la actitud siempre era: “¿cómo podemos solucionarlo?”. Si algo no estaba del todo claro, el equipo era muy colaborativo y ágil».

Esta relación ayuda a Silverfin a dar lo mejor de sí. Y cuando necesita apoyo, Spendesk está ahí.

«La experiencia con atención al cliente es muy buena. Sois directos, respondéis rápido y eso es exactamente lo que necesitamos, porque queremos avanzar deprisa. Sin duda ayuda estar alineados y compartir el mismo ritmo de trabajo».

«Sin rodeos, muy directos y muy eficientes. Esa es la cultura de empresa a la que nosotros también aspiramos y, desde luego, nos ayuda».