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Transformando la gestión de gastos en WeRoad junto a Spendesk
Para WeRoad, el primer beneficio que viene a la mente al hablar de Spendesk es la eficiencia. El trabajo del equipo financiero se ha simplificado enormemente y ahora pueden centrarse en tareas de valor añadido en lugar de procesos manuales. Ese era precisamente el principal objetivo cuando comenzaron a buscar una solución integral de gestión del gasto.
Además, los empleados que no forman parte del equipo financiero también encontraron en Spendesk una herramienta intuitiva y fácil de utilizar. Y, por último, WeRoad necesitaba gestionar de forma fluida los gastos en más de cinco ubicaciones, algo crítico para el negocio.
Antes de Spendesk
Procesos de gestión de gastos obsoletos e ineficientes
Dificultades para gestionar gastos en cinco entidades legales y más de 140 empleados
Falta de procesos de autorización y control sobre los gastos
Con Spendesk
Procesos y flujos de trabajo centralizados en una única plataforma
Gestión multidivisa y flujos de aprobación adaptados a cada entidad y país
Herramienta intuitiva y fácil de usar con políticas y validaciones personalizadas
Los desafíos antes de Spendesk
Antes de implementar Spendesk, WeRoad se enfrentaba a procesos de gestión de gastos obsoletos e ineficientes. La recopilación y el registro manual de gastos no solo consumían muchísimo tiempo, sino que además aumentaban el riesgo de errores.
Con más de 140 empleados repartidos entre cinco entidades legales en distintos países, la complejidad de la gestión del gasto era todavía mayor. Además, existía una clara falta de procesos de autorización y control, lo que dificultaba la transparencia y la trazabilidad.
El equipo financiero de WeRoad se encontraba atrapado en un proceso lento, manual y propenso a errores. Resultaba evidente la necesidad de una solución que aportara eficiencia, control y facilidad de uso.
Llega Spendesk: un cambio radical
La implementación de Spendesk marcó un punto de inflexión en las operaciones financieras de WeRoad. Los beneficios fueron inmediatos y de gran alcance, siendo el primero y más evidente la mejora de la eficiencia en la gestión de gastos.
Spendesk simplificó el proceso, permitiendo a los empleados presentar gastos fácilmente desde la aplicación. Lo que antes requería introducir datos manualmente y escanear recibos pasó a resolverse con un solo clic, ahorrando tiempo tanto a quienes realizaban gastos como al equipo financiero.
Esta automatización no solo redujo el riesgo de errores, sino que además liberó recursos para tareas financieras más estratégicas.
La llegada de Spendesk también supuso un cambio cultural dentro de la empresa. El equipo financiero, anteriormente sobrecargado por la complejidad de la gestión de gastos, pasó a contar con una herramienta que le proporcionaba control en tiempo real.
Spendesk permitió configurar límites automáticos de gasto y permisos personalizados, reduciendo el riesgo de sobrecostes y garantizando el cumplimiento de las políticas financieras internas.
Eficiencia y automatización: un 50 % menos de tiempo dedicado a la gestión de gastos
Uno de los logros más importantes asociados a Spendesk en WeRoad ha sido la reducción del 50 % del tiempo dedicado a gestionar gastos. Esta cifra refleja claramente el impacto que una solución eficiente de gestión del gasto puede tener sobre la productividad operativa.
El equipo financiero, antes inmerso en tareas manuales de introducción de datos y conciliación, ahora dispone de más tiempo para la planificación y el análisis financiero estratégico.
Los procesos complejos y poco eficientes del pasado fueron sustituidos por flujos de trabajo ágiles y automatizados gracias a las capacidades de automatización de Spendesk.
La mejora en eficiencia se extendió más allá del departamento financiero e impactó positivamente a todos los empleados que gestionan gastos. Con Spendesk, el proceso se volvió intuitivo y sencillo. Incluso los miembros del equipo que están constantemente viajando consideran la herramienta un apoyo imprescindible en su día a día.
La simplificación del proceso no solo mejoró la experiencia de usuario, sino que también contribuyó a generar una cultura organizativa mucho más positiva.
La gestión de aprobaciones en los cinco países donde operamos ha sido clave para la escalabilidad de nuestro negocio.
— Elena Giombelli, Director Financiero de WeRoadFlexibilidad y escalabilidad: acompañando el crecimiento con Spendesk
La amplia operativa de WeRoad, presente en cinco países y con un equipo diverso de entre 51 y 200 empleados, requería una solución capaz de adaptarse al crecimiento de la empresa. Spendesk no solo cumplió con esa necesidad, sino que superó las expectativas.
La plataforma proporcionó control en tiempo real sobre los gastos generados durante los viajes de negocio. El equipo financiero puede supervisar gastos por centro de coste, equipo y país, obteniendo información valiosa para la toma de decisiones estratégicas.
La flexibilidad de Spendesk permitió a WeRoad establecer límites de gasto sin frenar las necesidades operativas de los equipos.
A medida que WeRoad continuaba creciendo y expandiéndose, Spendesk proporcionó la estructura necesaria para estandarizar la gestión del gasto. La herramienta ayudó a implantar un proceso homogéneo entre las cinco entidades legales, aportando coherencia a las operaciones financieras.
Esta estandarización simplificó enormemente los cierres mensuales para el equipo financiero, que ahora puede reportar y comunicar fácilmente los importes de reembolso al departamento de nóminas.
Mirando al futuro junto a Spendesk
En definitiva, Spendesk se ha convertido en una herramienta clave para WeRoad, revolucionando la gestión de gastos dentro de la organización.
La historia de WeRoad es la de una transformación: pasar de un proceso manual, ineficiente y propenso a errores a una experiencia automatizada, fluida y fácil de usar.
El ahorro del 50 % del tiempo no es solo una métrica: refleja el impacto real que Spendesk ha tenido en las operaciones financieras de la empresa. La herramienta ha permitido al equipo financiero centrarse en iniciativas estratégicas, dejando atrás tareas tediosas de introducción de datos para dedicar más tiempo al análisis financiero de valor.
Mientras WeRoad mira hacia el futuro, el equipo está entusiasmado por seguir aprovechando todas las capacidades de Spendesk. La plataforma se ha convertido en una pieza fundamental de la estrategia de crecimiento de la empresa, apoyando tanto las operaciones actuales como la expansión futura.
La flexibilidad y escalabilidad de Spendesk la convierten en un partner de confianza en la misión continua de WeRoad de conectar personas a través de viajes de aventura.
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