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Resultados clave con Spendesk
Eliminación de los riesgos asociados a tarjetas compartidas: ya no hay tarjetas «que pasan de unas personas a otras», lo que antes generaba verdaderos problemas al cierre de mes.
Visibilidad presupuestaria en tiempo real: los responsables de presupuesto pueden ahora supervisar el gasto durante todo el mes en lugar de esperar a los informes mensuales.
Control automatizado de suscripciones: se eliminaron las «suscripciones fantasma» cuando los empleados se marchaban con cuentas activas en herramientas.
Cierre de mes optimizado: los gastos llegan preclasificados y conciliados, reduciendo el trabajo manual.
Eficiencia en múltiples divisas: se redujeron las comisiones por conversión de moneda en gastos de publicidad y software.
Sobre Hallam
Hallam es una agencia de marketing con un equipo distribuido por todo el Reino Unido y Europa. Con importantes inversiones en herramientas de software y necesidades complejas de viajes para reuniones con clientes y eventos corporativos, necesitaban una herramienta avanzada de gestión de gastos que respaldara su crecimiento manteniendo un control presupuestario estricto.
Los desafíos
Antes de Spendesk, Hallam se enfrentaba al clásico problema de gestión de gastos en agencias: tarjetas compartidas que generaban caos y una falta total de visibilidad del gasto en tiempo real.
Los principales problemas:
Caos con tarjetas compartidas: se pasaban entre distintos miembros del equipo, generando problemas constantes de conciliación.
Ausencia total de visibilidad presupuestaria: informes manuales mensuales en lugar de seguimiento en tiempo real.
Suscripciones fantasma: empleados que se marchaban con cuentas activas que nadie cancelaba.
Procesos manuales al cierre de mes: requerían un trabajo exhaustivo antes de que los gastos llegaran a Xero.
Pérdidas por conversión de divisas: especialmente en compras internacionales de software.
Falta de responsabilidad individual sobre el gasto dentro del equipo distribuido.
Gestionar las tarjetas de crédito al final del mes era una auténtica pesadilla, porque se pasaban entre distintas personas para distintos usos y además las añadían a sus cuentas de Google.
Julie RodriguesAntes de Spendesk
Tarjetas compartidas entre el equipo
Pesadilla en la conciliación de fin de mes
Informes presupuestarios manuales
Comisiones por conversión de divisas
Problema de suscripciones fantasma
Después de Spendesk
Tarjetas individuales virtuales y físicas con persona responsable y trazabilidad de aprobación
Gastos claros y conciliados
Visibilidad presupuestaria en tiempo real
Control total de suscripciones
La solución
Hallam implementó Spendesk para proporcionar a cada miembro del equipo acceso controlado al gasto, manteniendo al mismo tiempo una supervisión financiera completa mediante la integración total con Xero.
La solución integral incluye:
Tarjetas individuales para todos los miembros del equipo en Reino Unido y Europa.
Seguimiento presupuestario en tiempo real con visibilidad por departamento.
Seguimiento automatizado de justificantes, reduciendo la carga administrativa.
Pagos en múltiples divisas para software internacional y colaboradores externos.
Flujos de órdenes de compra para la gestión de freelancers.
Integración completa con Xero para un cierre mensual sin fricciones.
Del caos al control
La transformación fue inmediata. En lugar de tener que averiguar quién utilizó la tarjeta compartida para cada compra, ahora cada transacción tiene un responsable, un justificante y un registro de aprobación. Los responsables de presupuesto pueden ver el gasto en tiempo real, en lugar de esperar a los informes financieros mensuales.
Lo más importante es que el problema de las «suscripciones fantasma» desapareció por completo. Cuando un miembro del equipo se marcha, el equipo financiero puede tomar el control inmediato de cualquier pago recurrente y decidir si mantenerlo o cancelarlo.
Desde que utilizamos Spendesk, es mucho más fácil mantener el control porque podemos asumir el control de cualquier gasto. Podemos transferir esa tarjeta a uno de nosotros y cancelar ese gasto recurrente.
Julie RodriguesLos resultados
Hallam ha transformado su gestión de gastos desde la implementación de Spendesk:
Menor riesgo de fraude: visibilidad completa de todos los gastos en el equipo distribuido.
Control presupuestario en tiempo real: los responsables supervisan el gasto durante todo el mes.
Cierre de mes optimizado: los gastos llegan preclasificados y listos en Xero.
Control de suscripciones: eliminación de las suscripciones fantasma de empleados que ya no están en la empresa.
Ahorro en divisas: los monederos multidivisa reducen los costes por conversión.
Menos carga administrativa: el seguimiento automático de justificantes y los flujos de aprobación reducen el trabajo manual.
Adopción completa: uso del 100 % por parte del equipo en todos los gastos de la empresa.
Estamos beneficiándonos de reembolsos de gastos, compras y órdenes de compra sin fricciones, del seguimiento presupuestario y de la posibilidad de pagar en múltiples divisas. Hemos reducido nuestra carga administrativa, lo que ha permitido a nuestro equipo centrarse en tareas de mayor valor.
Julie Rodrigues
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