Sin duda recomendaría Spendesk, especialmente a los usuarios de NetSuite. ¡De verdad, usadlo!

Procesos de gasto eficientes que liberan tiempo al equipo financiero

El equipo financiero de Duco está formado por seis personas: el CFO, el responsable financiero, un responsable de FP&A, un técnico contable en formación, un contable junior y un aprendiz. Este pequeño equipo gestiona los gastos de cerca de 200 empleados repartidos entre Reino Unido, EE. UU., Polonia y Singapur.

Antes de Spendesk, Duco dependía de extractos bancarios de tarjetas, hojas de Excel y una herramienta de gastos poco popular entre los empleados. La administración, la formación y el seguimiento manual añadían días extra al cierre mensual y alejaban al equipo financiero de tareas de mayor impacto.

Alec necesitaba una solución para todos estos problemas. Algo que ahorrara tiempo a su equipo y mantuviera satisfecho al resto de la empresa.

“Analizamos otras opciones, pero eran simplemente herramientas de gastos o soluciones de tarjetas. La gran ventaja de Spendesk es que lo hace todo. Es mucho más que una simple herramienta de gastos.”

Seguimiento de gastos intuitivo y fácil de usar

Antes de Spendesk, el principal problema de la gestión de gastos era la experiencia de usuario.

“En el equipo financiero sabemos gestionar gastos, pero el resto no. El equipo comercial y la dirección se quejaban constantemente de la herramienta NetSuite que les proporcionábamos.”

“NetSuite es increíble, pero está diseñado para contables. Para cualquier otra persona, resulta confuso y complicado.” Esto acabó convirtiendo al equipo financiero en un equipo de soporte interno en lugar de expertos analíticos.

“Nuestro responsable financiero también tenía que dar de alta y baja manualmente a cada usuario. Eso significaba dedicar horas cada semana a gestionar usuarios. Montones de mensajes en Slack. Además, no teníamos suficientes licencias, así que era un equilibrio constante.”

Todo ese trabajo extra y las quejas de los empleados desaparecieron gracias a Spendesk. La aplicación guía a los usuarios en cada nota de gastos y elimina prácticamente todos los errores.

“Necesitábamos algo que siguiera funcionando con NetSuite, pero que fuera mucho más sencillo de entender para el resto de la empresa. Quedó claro que a nuestros equipos les encantaría el módulo de gastos, y así ha sido.”

Pagos con tarjeta pensados para finanzas

“El proceso de tarjetas era justo lo contrario al de gastos: para el resto de empleados no había problema, pero para Finanzas era terrible. Todo el mundo gastaba constantemente y era muy difícil recopilar recibos.”

El equipo financiero no tenía visibilidad en tiempo real sobre los pagos y dependía del extracto mensual de la tarjeta. Este era el mayor desperdicio de tiempo durante el cierre mensual.

“Al final de cada mes recibíamos el extracto y teníamos que enviarlo por correo para pedir los recibos de cada compra. Todo el cierre mensual giraba alrededor de esto, en lugar del trabajo contable en NetSuite.”

Lo peor era que el esfuerzo no compensaba el resultado.

“Los pagos con tarjeta eran pequeños en valor, pero conciliarlos nos llevaba muchísimo tiempo. Teníamos que recopilar todos los recibos y revisar cada transacción en Excel, línea por línea.”

“Ahora puedo controlar las transacciones semanalmente. Al final de cada semana reviso los pagos en Spendesk y los envío a NetSuite. Cuando llega el cierre mensual, las tarjetas ya están conciliadas. Podemos completar el cierre cómodamente antes de terminar el segundo día laborable.”

Una integración con NetSuite “sin esfuerzo”

La conciliación de pagos suele llevar días cada mes debido a detalles de transacciones poco claros, información de proveedores incorrecta y recibos faltantes. Spendesk mejora el proceso previo a la contabilidad para que toda la información sea precisa y esté actualizada.

“Trabajar con hojas de Excel implicaba muchísimos ajustes manuales para completar toda la información. Spendesk ahora hace la mayor parte por nosotros.”

La herramienta garantiza que toda la información esté disponible y alineada con los campos de NetSuite.

“Me gusta mucho que, por ejemplo, nos avise si un proveedor no existe en NetSuite. Recibimos una advertencia indicando que la transacción fallará, lo que significa que prácticamente no puedes equivocarte.”

Y aunque NetSuite puede resultar confuso en ocasiones, conectarlo no lo es.

“La implementación fue sencillísima. El equipo de Spendesk hizo todas las conexiones por nosotros. Y cuando configuré algo incorrectamente, Spendesk señaló los errores y fue muy fácil corregirlos. Una vez cogimos ritmo, todos los datos fluían perfectamente.”

“La integración nos ha ahorrado muchísimo tiempo y nos permite cerrar el mes mucho más rápido. Así podemos centrarnos en los datos realmente importantes, que es lo más relevante para el equipo financiero.”

“Hemos reducido el cierre contable a un solo día al mes.”

Una forma más inteligente de reclamar el IVA

En muchos casos, los recibos perdidos suponían una pérdida real de dinero para Duco.

“Si no teníamos los recibos, no podíamos reclamar el IVA. Y aunque cada pago individual pudiera ser pequeño, con el tiempo todo suma. Perdíamos muchísimo dinero.”

Hoy en día, los recibos se capturan y presentan a tiempo, y Duco puede reclamar todo el IVA que le corresponde.

“La diferencia es increíble. Hemos pasado de no tener recibos a tener recibos para absolutamente todo. Y ahora reclamamos el IVA fácilmente.”

Además, Marvin, el bot de Spendesk, reconoce automáticamente el IVA, lo que ahorra todavía más tiempo.

“También podemos crear reglas para determinados proveedores, así siempre conocemos el importe exacto del IVA. Eso me hace aún más eficiente. Solo tengo que hacer una comprobación rápida y listo.”

Integración sencilla con herramientas de RR. HH.

Duco utiliza BambooHR como su “fuente única de información” para los datos de empleados. Cada miembro del equipo actualiza sus datos de contacto en la herramienta y las bajas se eliminan fácilmente cuando es necesario. Como Spendesk se integra directamente con BambooHR, estos cambios solo deben realizarse una vez.

“Integrar Spendesk con BambooHR fue muy sencillo. El equipo de Spendesk nos enseñó cómo activarlo, adaptar la integración y filtrar por ubicación o aplicar otros filtros. Es realmente fácil de usar.”

“Con nuestra herramienta anterior de gastos teníamos que añadir y eliminar usuarios manualmente y gestionar licencias limitadas. Era muchísimo trabajo administrativo y una gran pérdida de tiempo.”

“Sabemos lo bien que funciona porque apenas genera incidencias. De vez en cuando recibo una notificación indicando que una nueva persona se ha unido a nuestra cuenta de Spendesk y ni siquiera sabía que había una nueva incorporación. Se añaden automáticamente.”

Esto es todavía más importante a gran escala.

“Recientemente adquirimos otra empresa y estamos en pleno proceso de integración, lo que implica muchísimo trabajo. Incorporar y migrar todos esos nuevos empleados a nuestros sistemas ya era una tarea enorme para Finanzas y RR. HH. Pero incorporarlos a Spendesk fue muy sencillo: mientras estén en BambooHR, también estarán en Spendesk. Es una gran ventaja para mí. Forma parte del plan de integración y no tenemos que preocuparnos por ello.”

“Recomendaría explorar todas las funcionalidades que ofrece Spendesk. Para nosotros han sido especialmente valiosas las herramientas de gastos, la integración con NetSuite y la integración con RR. HH. Cada integración supone una mejora real en eficiencia.”

“No son simples funcionalidades llamativas: cada una aporta un beneficio tangible.”

“El servicio al cliente es la guinda del pastel”

Los equipos financieros están acostumbrados a procesos de implementación largos y complejos para nuevas herramientas. Pero eso no fue lo que Alec encontró con Spendesk.

“La experiencia con el cliente ha sido realmente excelente. Desde la demo inicial y las conversaciones comerciales hasta el trabajo cercano con nuestro responsable de soporte, el nivel ha sido altísimo en todo momento.”

“Nosotros mismos retrasamos bastante algunas cosas, pero aprecié muchísimo la actitud positiva y cercana con la que Spendesk gestionó esos retrasos. Siempre hubo un trato amable y disposición para ayudar.”

“Nos sentimos escuchados y agradezco que todos nuestros correos y comentarios se reciban tan bien. La herramienta y la integración son fantásticas, y los nuevos desarrollos e innovaciones son muy interesantes, pero el servicio al cliente es realmente la guinda del pastel. Quiero dar las gracias a todas las personas implicadas.”