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Resultados clave con Spendesk
Procesamiento un 94 % más rápido: el procesamiento de transacciones se redujo de un día completo a solo 30 minutos.
Adopción completa del proceso de compras: adopción del 100 % en todos los departamentos y equipos.
Seguimiento presupuestario en tiempo real: los responsables de presupuesto pueden supervisar el gasto al instante, eliminando hasta un día de trabajo manual en Excel.
Flujos de trabajo optimizados: las aprobaciones automatizadas y los recordatorios inteligentes eliminan los cuellos de botella.
Sobre Codat
Fundada en 2017, Codat es una plataforma de intercambio de datos y análisis con sede en el Reino Unido, diseñada para ofrecer a las instituciones financieras una visión en tiempo real de los datos financieros de sus clientes empresariales. Su tecnología es utilizada por algunos de los mayores bancos del mundo para aumentar el share of wallet, reducir la pérdida de clientes y escalar sus operaciones.
Los desafíos
A medida que Codat crecía rápidamente, su equipo financiero empezó a tener dificultades con procesos fragmentados de gasto y compras. El seguimiento de contratos, la gestión de software y las aprobaciones estaban repartidos entre múltiples hojas de Google Sheets, formularios desconectados y distintos canales de Slack.
Este enfoque fragmentado generaba importantes dificultades: renovaciones que se pasaban por alto, riesgos de cumplimiento y una experiencia frustrante para los empleados. El equipo perdía incontables horas sin obtener visibilidad en tiempo real sobre gastos, aprobaciones o compromisos.
Necesitábamos una solución que reuniera todas nuestras aprobaciones de gasto y contratos en un único lugar.
Shona ChatraliaAntes de Spendesk
Herramientas y hojas de cálculo dispersas
Procesamiento de transacciones que llevaba todo el día
Seguimiento manual de contratos
Proceso de compras desconectado
Después de Spendesk
Una única plataforma centralizada
Procesamiento de transacciones de 24 horas a 30 minutos
Gestión automatizada de renovaciones de contratos
Flujo de trabajo optimizado con recordatorios
La solución
Codat implementó Spendesk para unificar todas sus operaciones financieras en una única plataforma intuitiva.
El equipo financiero fue ampliando gradualmente el uso de Spendesk, pasando de controles básicos por equipo a un seguimiento más detallado por centros de coste. Incorporaron compras, órdenes de compra, informes de gastos y procesamiento de facturas, todo ello respaldado por flujos de trabajo automatizados y útiles recordatorios en Slack.
Compras optimizadas
Antes de Spendesk, el proceso de compras era una combinación de hojas de cálculo y formularios, lo que generaba confusión entre los empleados sobre dónde enviar sus solicitudes y dificultaba al equipo financiero el seguimiento de aprobaciones y renovaciones.
Con Spendesk Procurement, la transformación fue inmediata. El mayor beneficio ha sido contar con una plataforma integral de procure-to-pay: los empleados ya no necesitan cambiar entre distintas herramientas ni buscar información en múltiples sistemas.
Esta consolidación permite que los empleados tengan un único lugar para enviar y seguir sus solicitudes, mientras que los recordatorios automáticos en Slack mantienen el flujo de aprobaciones en marcha sin interrupciones. El resultado: eliminación de pasos duplicados, menos confusión y una experiencia del empleado notablemente mejorada.
Los resultados
El equipo financiero de Codat ha experimentado mejoras significativas desde la implementación de Spendesk:
Ahorro de tiempo: tras implementar centros de coste y categorías de gasto, el procesamiento de transacciones ahora tarda solo 30 minutos, en lugar de un día completo.
Seguimiento presupuestario en tiempo real: los responsables de presupuesto supervisan el gasto al instante, eliminando hasta un día de trabajo en Excel.
Visibilidad financiera completa: cada solicitud, aprobación y renovación se registra ahora en una ubicación central, lo que facilita el cumplimiento normativo y permite generar informes al instante.
Eficiencia en compras: el flujo de trabajo optimizado, con recordatorios automatizados y rutas de aprobación claras, ha eliminado cuellos de botella tanto para los empleados como para el equipo financiero.
Autonomía de los empleados: la plataforma intuitiva permite al personal gestionar sus propias solicitudes sin ayuda, eliminando prácticamente las consultas al equipo financiero.
Reducción del trabajo manual: las categorías automatizadas y los centros de coste han eliminado tareas repetitivas de introducción de datos, garantizando al mismo tiempo datos financieros precisos y coherentes.
Confianza en el cumplimiento: el equipo sabe en todo momento que las aprobaciones, renovaciones y requisitos regulatorios están bajo control.
Con Spendesk, todo lo que necesitamos está en un solo lugar: es fluido y muy fácil de usar para todos. Hemos reducido nuestro cierre mensual de un día completo a solo 30 minutos. A los empleados les encanta y siempre sabemos que tenemos bajo control las aprobaciones, las renovaciones y el cumplimiento.
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