Con Spendesk, he tomado el control de mis procesos. Y han mejorado muchísimo.

Descubre cómo Seedrs optimizó la productividad de su equipo financiero con Spendesk

Los procesos internos deben ser fáciles y rápidos; de lo contrario, los empleados terminan odiándolos. Spendesk proporciona a Seedrs un sistema integral de gestión de gastos que todo el equipo disfruta utilizando. Facilita los pagos desde cualquier lugar gracias a la automatización de dos de los principales retos para managers y empleados: la aprobación de compras y el reembolso de gastos.

Gastar durante viajes de trabajo es mucho más fácil

Para impulsar el crecimiento del negocio, los equipos regionales de Seedrs viajan constantemente.

«Asistimos a muchísimas conferencias por toda Europa», explica Antony. «Nuestra oficina es responsable de numerosos mercados europeos. Prácticamente una vez por semana viajamos al extranjero».

Los viajes de trabajo traen consigo retos específicos. Los empleados suelen tener que adelantar gastos de alojamiento, comida y transporte de su propio bolsillo, algo que puede resultar costoso. La otra alternativa sería entregar una tarjeta corporativa a cada persona que viaje.

Por eso Seedrs utiliza las tarjetas prepago de Spendesk.

«Cuando asistimos a todas estas conferencias, podemos utilizar Spendesk para cubrir una gran variedad de gastos. Todo lo que necesitamos pagar, podemos pagarlo con nuestra tarjeta Spendesk».

Y precisamente esa tranquilidad es lo que más valora Kyrill.

«Un viaje de trabajo suele incluir gastos previstos, pero también gastos imprevistos que pueden surgir. Tener una tarjeta Spendesk lo hace todo mucho más cómodo. No tienes que preocuparte por otras cosas: simplemente utilizas la tarjeta».

Seguimiento sencillo para el equipo financiero

Al tratarse de una oficina remota, el equipo de Berlín podía sentirse aislado.

«En Londres tenemos unos 60 empleados y en Berlín solo somos dos personas. La cultura y la comunicación quedan limitadas únicamente a nosotros dos».

Para mantenerse conectada con todos sus equipos, Seedrs necesita utilizar herramientas colaborativas inteligentes.

«Utilizamos herramientas de comunicación habituales en cualquier startup, como Slack. Pero además contamos con muchas otras herramientas».

Y eso incluye plataformas de gestión de gastos.

«Spendesk hace que sea más fácil estar conectados con otras oficinas», afirma Antony. «Tenemos que hablar constantemente con nuestro finance manager sobre las compras que realizamos con Spendesk. Y creo que eso es positivo; sin esta herramienta no tendríamos tanto contacto como ahora».

Y también es mejor para el equipo financiero.

Como explica Charlie:

«Es genial. Ya no tengo que perseguir a la gente para saber cuándo tengo que reembolsarles dinero. Con Spendesk, he tomado el control de mis procesos y han mejorado muchísimo. Ahora puedo confiar en que los empleados hacen exactamente lo que tienen que hacer, sin necesidad de estar constantemente encima de ellos».

Más libertad y más control

«La palabra “control” es curiosa dentro de una startup», comenta Charlie. «Siempre quieres dar libertad a tus empleados para expresarse, para hacer lo que mejor saben hacer: salir ahí fuera y dar visibilidad a la empresa. Finanzas no puede imponer controles demasiado estrictos sobre estas personas. Porque no solo limitas los gastos, también limitas las personalidades, y eso es precisamente lo que hace que una startup sea una startup».

Pero, por supuesto, el control sigue siendo una responsabilidad clave para Finanzas. Su trabajo consiste en garantizar que el dinero de la empresa se gasta de forma responsable. El reto está en encontrar el equilibrio adecuado entre libertad y control.

«Spendesk ayuda a nuestros empleados porque ya no tienen que acudir constantemente a Finanzas con cada duda. No necesitan enviar correos para pedir aprobación ni escribirme por Slack; todo se hace automáticamente. Y eso es perfecto. Pueden hacerlo sobre la marcha y de forma rápida y sencilla. Esa es la parte más importante: que Finanzas pueda responder rápidamente a las necesidades de los empleados. Eso es exactamente lo que aporta Spendesk».

Una forma más rápida de gestionar gastos

Las notas de gastos son una carga para empresas de todo el mundo. Especialmente para los empleados que están sobre el terreno y necesitan registrar cada pago y completar tediosos informes de gastos.

«Antes era bastante complicado presentar gastos», explica Antony.

Pero las cosas han cambiado. Ese proceso tedioso ha desaparecido y el equipo de Seedrs puede centrarse en tareas más importantes.

«No dedicamos apenas tiempo a gestionar gastos con Spendesk porque es muy sencillo y fácil de usar. La aplicación está ahí precisamente para resolver esos problemas. Solo tenemos que hacer una foto al justificante después de realizar el gasto y pulsar “enviar”. Eso es prácticamente todo».

«Nadie quiere pasarse el día gestionando facturas y gastos», comenta Louise. «Spendesk ha hecho que todo ese proceso sea muchísimo más rápido y fluido. Ya no tengo que perder horas con ello; puedo resolverlo en unos minutos».

Mejores procesos para los responsables financieros

Los procesos internos deben ser rápidos y sencillos; de lo contrario, los empleados terminan odiándolos. Y eso es un gran problema para responsables financieros como Charlie.

«Finanzas está para dar soporte al negocio y siempre he sentido que la gestión de gastos era una barrera para ese soporte. Spendesk ha eliminado esa barrera».

Además, el tiempo ahorrado permite a los equipos financieros centrarse en tareas de mayor valor.

«Spendesk también nos permite revisar el gasto muchísimo más rápido y ver dónde tiene mayor impacto. Eso me permite ofrecer análisis en tiempo real y dar feedback inmediato a quienes toman decisiones dentro de la empresa. Ahora hay menos procesamiento de datos y mucho más análisis».