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¿Cuáles son tus retos diarios?
Mis retos diarios consisten en recopilar y reportar la información financiera más fiable posible, dentro de plazos muy ajustados. También tengo que estar atento y recopilar información que no es necesariamente financiera, pero que puede tener impacto en las finanzas de Blissim.
Junto con mi equipo, también nos encargamos de analizar presupuestos, niveles de margen, seguimiento de rentabilidad y elaboración de informes mensuales para nuestro fondo de inversión tras el cambio en la estructura accionarial a finales de 2019.
El objetivo final de nuestro departamento es ayudar a planificar la estrategia de la empresa de forma sostenible. Y, dentro de ese objetivo, también trabajamos para fomentar la cultura financiera dentro de la compañía.
¿Cómo era la gestión de gastos antes de Spendesk?
En aquel momento utilizábamos las tarjetas de crédito tradicionales proporcionadas por nuestro banco. Después teníamos que procesar un extracto con cientos de líneas al final de cada mes.
El equipo contable tenía que recopilar todos los justificantes y conciliarlos manualmente con cada línea del extracto. En otras palabras, perdíamos una cantidad enorme de tiempo, porque solo teníamos tres tarjetas de crédito para toda la empresa y muchas veces era muy complicado recuperar todos los justificantes.
¿Por qué elegisteis Spendesk?
Lo que realmente nos convenció fue la facilidad de uso y el hecho de que Spendesk simplifica la vida tanto al equipo contable como a los equipos operativos.
Los equipos operativos —Marketing, Tech y Sales— tienen acceso sencillo a métodos de pago cuando los necesitan. Son mucho más autónomos porque cada persona puede acceder a su cuenta de Spendesk y realizar compras dentro de unos límites predefinidos.
En Contabilidad, nuestro trabajo diario es claramente más sencillo: recopilación de justificantes, gestión de gastos, conciliación, etc. Todo eso ahora se hace automáticamente.
De hecho, recientemente realizamos una encuesta interna y Spendesk es realmente una herramienta que gusta a todo el mundo. ¡Es impresionante!
¿Cuáles son las ventajas?
Las grandes ventajas son el ahorro de tiempo y la facilidad para hacer seguimiento de los gastos diarios, todo centralizado en la plataforma.
Además, desde que utilizamos Spendesk, tenemos muchas menos notas de gastos que gestionar. Hemos proporcionado tarjetas físicas de Spendesk a managers, al CEO y al CTO, y todas las compras online se realizan con tarjetas virtuales de Spendesk y se gestionan directamente desde la plataforma. ¡Es realmente sencillo!
También mantenemos la sección de notas de gastos en la plataforma para aquellos empleados que necesitan realizar gastos, pero no disponen de una tarjeta física. Por ejemplo, durante sesiones de fotos o almuerzos de bienvenida para nuevos empleados.
¿Algún beneficio adicional?
Sí, varios.
En primer lugar, el hecho de poder asociar un código contable a cada justificante y conciliar cada pago directamente en Spendesk con un solo clic. Esto nos ahorra muchísimo tiempo en Contabilidad, porque lo único que tenemos que hacer es exportar los datos. Así reducimos enormemente la introducción manual de información.
La función de exportación también es fantástica. Me permite exportar todos los datos de Spendesk directamente a nuestra herramienta contable.
Y, por último, las notificaciones automáticas para los usuarios que todavía no han subido sus justificantes son realmente útiles. Gracias a ello recuperamos, de media, el 75 % de los justificantes que antes faltaban.
¿El equipo de soporte es útil?
Sí. En cuanto tenemos una pregunta, el sistema de soporte por chat es muy práctico y recibimos una respuesta muy rápidamente.
Además, nos encanta comunicarnos con el equipo de Spendesk. Siempre estáis buscando mejorar el software y realmente tenéis en cuenta el feedback de los usuarios.
Para ti, Spendesk es…
Una forma sencilla de digitalizar la función financiera. Es fácil de implementar y muy práctico. Para las personas acostumbradas a las tarjetas de crédito tradicionales y que llegan a Blissim, Spendesk supone un cambio enorme.
Además, es una herramienta muy intuitiva, tanto la plataforma web como la aplicación móvil. ¡Todo es rápido y sencillo!
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