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Descubre la experiencia de Francisco con Spendesk
El sector de la energía experimenta un crecimiento rápido y cambios sin precedentes. Francisco ha sabido aprovechar esta oportunidad y modificado sus procesos para respaldar mejor a los empleados de Powerdot. Es un gran éxito para la empresa.
Usamos Spendesk para casi todo.
Francisco Gastão Maya - Coordinador FinancieroCuando Francisco Maya, coordinador financiero en Powerdot, recuerda cómo su equipo gestionaba los gastos, reconoce que su sistema era innecesariamente complejo.
"Antes, usábamos 12 hojas de cálculo de Excel diferentes para rastrear todos los costos de la empresa".
"Los empleados presentaban débitos automáticos y facturas de proveedores a través de un formulario de Google, y los reuníamos en hojas de cálculo divididas por entidad".
Llevábamos a cabo reembolsos de gastos y pagos con tarjeta de crédito en diferentes herramientas. La recopilación de recibos de tarjetas de crédito era especialmente caótica. Los empleados tenían sus propias tarjetas, pero era difícil controlar todos los pagos y recibos faltantes.
Teníamos muchas plantillas de Excel y plataformas diferentes. Hoy en día, solo usamos una. Spendesk realmente nos ha facilitado las cosas".
Afortunadamente, con la herramienta 7 en 1 de Spendesk, nuestros empleados pueden gestionar todos los gastos en una sola plataforma.
El procesamiento de montañas de facturas
Francisco estima que Powerdot procesa en promedio un millón de facturas al mes. Spendesk permite que el equipo las maneje fácilmente:
"La tecnología OCR que escanea los detalles de la factura cambia la vida del solicitante".
Pero no es la única función de Spendesk que te cambia la vida, según Francisco.
"Otra función esencial de Spendesk es la capacidad de preparar archivos XML SEPA para pagar las facturas. Hace dos años, cuando llegué, hacía alrededor de 20 pagos por semana, y ahora procesamos y pagamos alrededor de 500 facturas por semana. Hace dos años, eso hubiera sido imposible, pero hoy es posible gracias a esta función".
Mejor dedicar el tiempo a cosas más importantes
"Hace dos años, gran parte de mi trabajo consistía en presentar facturas, luego aprobar y revisar facturas y gastos. Ahora, porque ganamos mucho tiempo con Spendesk, he podido dirigir mi trabajo hacia el análisis de costos y la generación de informes, lo cual es mucho más interesante y estimulante".
Ahí radica el valor de Spendesk: liberar a los empleados de una gestión administrativa tediosa y permitirles concentrarse en las tareas que importan.
Francisco ha vivido de primera mano. De hecho, todo el equipo financiero ha experimentado un cambio de imagen gracias a Spendesk.
"El departamento financiero generalmente se considera una función antigua dentro de una empresa. Spendesk nos ayudó a hacer que los procesos financieros fueran mucho más atractivos. Los colaboradores ahora se interesan mucho más en los procesos financieros... ¡y se someten a ellos!"
Spendesk desmitifica los procesos financieros para los empleados no financieros de Powerdot, lo que facilita la gestión de gastos.
La oportunidad de desarrollar una colaboración única, facilitada por Spendesk
Una gran parte de los costos de Powerdot se atribuye a un tipo de proveedor en particular: los proveedores de estaciones de recarga que Powerdot necesita para ser operativo. Es una relación comercial crítica, y Powerdot decidió involucrar a Spendesk:
"Trabajamos diariamente con este tipo de proveedores, que nos envían facturas elevadas. Por lo tanto, decidimos invitarlos a unirse a nuestra cuenta Spendesk, para que puedan presentar sus propias facturas. Esta solución resultó muy útil para nosotros y para ellos, ya que les permite dar seguimiento a todas las facturas que presentan y verificar el estado de su aprobación y pago."
Con Spendesk, el proveedor carga sus propias facturas mientras Powerdot obtiene una transparencia total sobre el proceso. Ahorran tiempo y mantienen el control.
La elección de Spendesk para el futuro
El equipo de Francisco se tomó el tiempo para buscar y comparar la mejor solución disponible para sus necesidades.
"El año pasado, comenzamos a investigar varias plataformas. Queríamos una empresa que creciera y evolucionara de manera exponencial. Además, los objetivos y principios de Spendesk parecían muy cercanos a los de Powerdot".
"Vimos que Spendesk apostaba por el desarrollo de su productos y continuaba mejorando la herramienta. Eso fue muy importante para nosotros. Sentimos que con Spendesk, la plataforma seguiría desarrollándose."
"Necesitábamos una herramienta de pago centralizada y una plataforma con un diseño sencillo, fácil de usar e intuitivo. Spendesk fue la solución."
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