Nuestros empleados están encantados de utilizar una solución como Spendesk. Realmente les hace la vida más fácil.

Una solución excelente para la gestión de gastos en una empresa en crecimiento

Aunque en Jimmy Fairly impera el espíritu emprendedor, la gestión de gastos seguía siendo muy tradicional antes de cambiar a Spendesk. Lidiaban por ejemplo con un montón de papeleo y una carrera contrarreloj en cada cierre financiero. Spendesk proporcionó a Jimmy Fairly un proceso de gestión de gastos estructurado y esencial para el equipo financiero y los empleados.

Se buscaba una herramienta que facilitara la autonomía

«La primera prioridad que teníamos al buscar una solución como Spendesk era darle más libertad a nuestros equipos. Queríamos que nuestros empleados trabajaran con la mayor autonomía posible, evitando procesos demasiado restrictivos. Eso forma parte de nuestro ADN», explica Nadir Boualem, responsable de administración, tesorería y finanzas de Jimmy Fairly.

Necesidades específicas de las tiendas minoristas y online

Jimmy Fairly ha experimentado un crecimiento impresionante en los últimos nueve años. Ahora cuenta con más de 60 boutiques en tres países de Europa, además de un exitosa web de comercio electrónico.

Dar a los empleados la máxima flexibilidad siempre ha sido una prioridad en Jimmy Fairly, debido a su espíritu start-up. Sin embargo, la empresa se enfrentaba a tres tipos de gastos operativos difíciles de controlar:

• Equipos en ruta para sesiones fotográficas (reserva de transporte, alojamiento y accesorios).

• Equipos en el lugar de apertura de nuevas tiendas (compra de diversos artículos para garantizar un lanzamiento sin problemas).

• Equipos en la sede central (compra de software, herramientas técnicas, etc.)

Cada equipo necesitaba las tarjetas de crédito de la empresa para las compras online y físicas. Antes de cambiar a Spendesk, Jimmy Fairly utilizaba tres tarjetas bancarias tradicionales que se pasaban de persona a persona. Los equipos administrativo y financiero no podían hacer un seguimiento de las compras y las facturas.

Necesitaban una herramienta que proporcionara mayor flexibilidad y quitara la frustración de los empleados.

Empoderando a los equipos y ofreciendo la máxima flexibilidad

«Una vez realizadas las compras, el departamento de contabilidad se volvía loco para conseguir todos los recibos que faltaban. Aunque tuviéramos el recibo, era complicado intentar reconstruir el dónde, el qué y el porqué de cada compra».

Los equipos operativos también tenían su cuota de frustración, que venía de la falta de autonomía y flexibilidad de los gastos de empresa. Y utilizar un sistema de reclamación de gastos tampoco era una opción, pues no era beneficioso ni para los empleados ni para el equipo de contabilidad. Es cierto que este tipo de solución funciona bien para importes pequeños, pero los empleados de Jimmy Fairly a veces necesitaban hacer grandes compras. Así que no era posible limitarse a esperar a que la empresa te reembolsara.

Al principio, Jimmy Fairly sólo tenía unos diez empleados. Por tanto, controlar los gastos de la empresa no era especialmente complejo. Sin embargo, a medida que la empresa crecía, también lo hacía el número de empleados. El seguimiento de las compras y las facturas se convirtió en un auténtico calvario, con una visibilidad nula del gasto.

Spendesk cumplía los requisitos de control de Jimmy Fairly

«Para los equipos continuamente viajando, necesitábamos flexibilidad y trazabilidad».

Cuando Jimmy Fairly comenzó a utilizar Spendesk, dio tarjetas físicas a cada uno de sus equipos, y más adelante, tarjetas adicionales para ciertos equipos con mayores necesidades, como el equipo de retail.

Cada tarjeta tiene su propio presupuesto asignado, que cubre las distintas compras que se pueden realizar sobre el terreno.

Spendesk ofrece tarjetas virtuales tanto de un solo uso como recurrentes, que se generan cuando un empleado crea una solicitud que es validada por su mánager. Gracias a este sistema, Jimmy Fairly puede gestionar las suscripciones y los gastos con mucha más facilidad.

«Cuando éramos diez, no necesitábamos validaciones para cada compra. Pero a medida que el equipo crecía, cada vez era más complejo seguir y validar los gastos. Spendesk es una auténtica ventaja en ese sentido».

Hoy, con la aplicación móvil de Spendesk, los empleados de Jimmy Fairly hacen inmediatamente una foto de su recibo una vez realizada la compra. Así pueden deshacerse del recibo en papel. No hay necesidad de guardar todos los recibos, o de ser perseguidos por el equipo de finanzas una vez que regresan de un viaje. Todo pasa por la plataforma.

«Todos tienen la app de Spendesk en sus teléfonos, hacen una foto de cada recibo, añaden una descripción y toda la información se transmite en tiempo real a la plataforma. Ahora tenemos mucha más visibilidad».

Spendesk es rápido y se configura y personaliza fácilmente

«Cuando se lanzó Spendesk, los equipos de Spendesk junto con nuestro interventor contable dedicaron mucho tiempo y esfuerzo a configurar nuestra cuenta para que se adaptara a nuestras necesidades. Configuramos diferentes etiquetas y diferentes códigos de cuentas. Gracias a este trabajo preliminar, ahora Spendesk puede asociar automáticamente un gasto determinado a un proveedor determinado y a una cuenta de gastos determinada. Es pura magia».

Por ejemplo, en tan solo unos clics, la exportación contable se personalizó y se integró perfectamente con la herramienta de contabilidad que utiliza Jimmy Fairly.

La importancia de la satisfacción de los empleados en Jimmy Fairly

«Nuestros empleados están encantados de utilizar una solución como Spendesk. Realmente les hace la vida más fácil».

Charlotte, por ejemplo, es coordinadora de retail y se ocupa de todas las aperturas de las tiendas. Presta apoyo a los equipos de ventas y al funcionamiento diario de las tiendas. A menudo se desplaza y centraliza todas las necesidades potenciales de las tiendas. Charlotte utiliza Spendesk para llevar a cabo sus tareas, por lo que es mucho más autónoma a la hora de gestionar sus gastos.

Por último, Inès, responsable del control de la gestión, conoce muy bien Spendesk. Lo ha configurado para que cada mes pueda elaborar una clasificación de los que obtienen mejores resultados (los que añaden todos sus recibos) y de los que obtienen peores resultados (a los que les faltan recibos). Esto facilita la vida al equipo financiero y mantiene los asuntos administrativos lúdicos y manejables.

La implantación de Spendesk ha sido un gran éxito en Jimmy Fairly, ya que facilita el proceso de gestión de gastos, combinando control y autonomía.