Lo que realmente marca la diferencia es la autonomía que ofrece a los empleados. Los tratamos como adultos.

Descubre cómo Spendesk facilita el trabajo de los equipos financieros en Habito

Antes, el equipo financiero de Habito dedicaba incontables horas a responder preguntas de los empleados sobre gastos y pagos. Con Spendesk, Finanzas puede centrarse en tareas estratégicas y en mantener la empresa sobre una base financiera sólida. Y cuando Habito pasó a trabajar completamente en remoto durante la crisis de la COVID-19, Spendesk se convirtió en una herramienta clave para que todo siguiera funcionando con normalidad.

Pagos online más rápidos

Como la mayoría de las empresas actuales, Habito depende de una gran variedad de suscripciones SaaS y otras compras online. Contar con una herramienta de gestión de gastos como Spendesk hace que todo sea mucho más sencillo de administrar.

«Utilizamos Spendesk como uno de nuestros socios clave dentro del área financiera, especialmente para ayudar a nuestros equipos a realizar pagos online. También contamos con un amplio sistema de facturación y órdenes de compra. Pero siempre decimos a nuestros equipos que, cuando puedan evitar trabajar con facturas, lo hagan, porque Spendesk es más rápido y mucho más fácil de gestionar».

«Para nosotros es fantástico porque requiere muy poca intervención por parte del equipo financiero. La responsabilidad recae en los responsables de departamento y en las personas que realizan las compras. Nosotros simplemente configuramos todos los controles al principio y luego podemos dejar que trabajen con autonomía».

«Hemos configurado la mayoría de nuestras suscripciones SaaS a través de Spendesk. Y, por supuesto, cualquier compra puntual también se realiza mediante Spendesk. Intentamos que todo el mundo utilice Spendesk siempre que sea posible».

Y los mayores beneficios se reflejan directamente en el trabajo diario de Aaron como responsable financiero.

«Antes, todo esto se gestionaba con tarjetas de crédito. No teníamos ni idea de quién gastaba qué y estábamos constantemente persiguiendo a la gente».

Algo que sigue siendo muy habitual en muchas empresas, aunque la mayoría no sabe lo mucho que podría mejorar.

«Desde el punto de vista del control, es muchísimo mejor. Las tarjetas virtuales desechables son geniales. Y las tarjetas de suscripción ofrecen una visibilidad fantástica. Siempre sé qué suscripciones siguen activas y puedo reasignar tarjetas a otras personas cuando alguien deja la empresa, por ejemplo».

«Todo esto hace que nuestro trabajo sea muchísimo más sencillo. Cuando nos reunimos con los distintos responsables de departamento, ahora es muy fácil detectar herramientas que ya no necesitan o personas que ya no requieren acceso a determinados presupuestos».

Reembolsos instantáneos de gastos

Habito fue una de las primeras empresas en adoptar la funcionalidad de reembolsos de gastos para empleados de Spendesk. Esta permite a los empleados reclamar rápidamente gastos pagados de su bolsillo desde la aplicación móvil, mientras que el equipo financiero puede reembolsarlos directamente desde Spendesk.

Esto elimina pasos innecesarios en un proceso que normalmente resulta tedioso.

«Simplemente significa que ya no tenemos que añadir gastos manualmente a nuestras remesas bancarias. La gente puede recuperar su dinero mucho antes. Nosotros hacemos pagos semanales, así que ya de por sí los empleados cobraban relativamente rápido. Pero ahora podemos hacer pagos puntuales cuando hace falta: si alguien organiza un gran evento y acumula muchos gastos, podemos enviarle el dinero inmediatamente. Solo tenemos que pulsar un botón y listo».

«Como resultado, dejamos de utilizar Expensify».

Como empresa tecnológica moderna, Habito sabe que el nuevo software ofrece mejores soluciones para todos. Y eso incluye también al propio equipo financiero.

«Uno de los objetivos de nuestro equipo financiero es automatizar. Intentamos automatizar todo lo posible o encontrar formas mucho más eficientes de gestionar las tareas transaccionales que realizan equipos financieros como el nuestro».

«Normalmente tienes que registrar el gasto, exportarlo y subirlo al banco. Todo eso desaparece. Una vez aprobado, ya está hecho».

Más flexibilidad para equipos remotos

Como tantas empresas en todo el mundo, Habito pasó a trabajar completamente en remoto en marzo de 2020 durante la crisis de la COVID-19. Y Spendesk fue una herramienta clave para que todo siguiera funcionando con eficacia.

«Como empresa tecnológica, siempre hemos sido bastante flexibles con el trabajo remoto. Y también llevábamos tiempo impulsando el uso de Spendesk entre nuestros equipos, así que todo el mundo sabía para qué servía y lo importante que era para nosotros».

Al disponer ya de un proceso de gasto digital, descentralizado y ampliamente implantado, prácticamente nada cambió para los empleados cuando empezaron a trabajar desde casa.

«La única vez que oigo hablar de Spendesk es cuando alguien me dice: “¿puedes añadirme?”. Y ya está. Porque es muy sencillo. Si alguien necesita comprar algo o realizar un pago online —nuevos productos SaaS o incluso regalos para alguien— puede hacerlo directamente. Finanzas ya no recibe constantes interrupciones».

Un gran ahorro de tiempo para el equipo financiero

Spendesk se creó para facilitar la vida de los equipos financieros. Y una de las ventajas más evidentes aparece durante el proceso de cierre financiero.

«El cierre es ahora muchísimo más rápido. Actualmente tenemos nuestro informe preliminar el primer día. Y al final del tercer día del nuevo mes ya disponemos de las cifras definitivas».

Pero para Aaron, ahí no está el verdadero valor.

«El mayor ahorro no se produce necesariamente durante el cierre. Por supuesto, Spendesk ayuda mucho también en ese momento. Pero, para mí, lo más importante es que ya no tenemos que responder constantemente preguntas relacionadas con pagos y gastos».

«Antes utilizábamos tarjetas compartidas. Y eso significaba que la gente venía constantemente a pedirme la tarjeta corporativa. Sinceramente, creo que ahorro un par de días al mes simplemente por no tener que responder preguntas sobre pagos, gastos o quién es responsable de cada coste. Ahora la gente puede consultarlo directamente por sí misma».

La carga administrativa que soportan los equipos financieros es difícil de exagerar. Dedican días enteros cada mes a responder preguntas y asesorar a personas que no conocen en detalle cómo funcionan estos procesos. Pero ahora el equipo de Aaron puede centrarse en aportar valor estratégico y mantener la empresa financieramente estable.

«Lo que realmente marca la diferencia es la autonomía que ofrece a los empleados. Los tratamos como adultos: saben utilizar una tarjeta y saben cómo gastar. En ese sentido, ahorramos varios días cada mes porque ya no tengo que responder todas esas preguntas. Tienen capacidad para gastar dentro de unos límites razonables que nosotros establecemos».

Las integraciones son un valor añadido

Spendesk ofrece a las empresas todas las herramientas necesarias para gastar de forma más inteligente. Pero además se integra con otras herramientas habituales de trabajo, ayudando a que Finanzas colabore de forma fluida con el resto de áreas.

«La integración con Slack es realmente útil. Si alguien necesita aprobación porque supera un determinado importe, recibimos la notificación en Slack y podemos aprobarlo desde cualquier lugar. Ese es otro gran ahorro a nivel operativo en el día a día».

Y ocurre lo mismo con el resto de herramientas financieras.

«Utilizamos NetSuite, que es un sistema bastante complejo. El equipo de Spendesk nos ayudó muchísimo a integrar ambas herramientas. Y ahora que todo está funcionando, el proceso es muy rápido y sencillo. Ya tenemos la plantilla configurada y funciona perfectamente».

«Soy el director financiero de Habito. Ayudé a construir la función financiera desde el principio. Me encargo de las transacciones financieras del día a día, del control financiero y de las previsiones presupuestarias. Tengo un equipo formado por otras dos personas: una finance manager y una assistant accountant».