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Una herramienta versátil para equipos con mucho ritmo
El pequeño pero potente equipo financiero de &Open utiliza Spendesk a diario. Formado por un CFO, un responsable financiero, un contable y un técnico contable, el equipo lleva utilizando Spendesk desde hace dos años.
Los más de 70 empleados de la empresa también están muy familiarizados con Spendesk. Lo utilizan prácticamente para todo lo relacionado con gastos: gastos de empleados, viajes, tarjetas virtuales, suscripciones, pagos a proveedores y mucho más.
Antes de Spendesk
Sin una solución de gasto a largo plazo
Perseguir constantemente a los empleados para conseguir recibos
Sistemas desconectados y sin aplicación móvil
Procesos manuales durante el cierre mensual
Con Spendesk
Herramienta intuitiva para la gestión del gasto
Carga automática de recibos y límites de gasto
Aplicación móvil e integración nativa con Xero
Procesos de cierre mensual ágiles y fluidos
Emma Friel, contable financiera de &Open, afirma que las tarjetas virtuales de Spendesk son especialmente útiles cuando trabajan con nuevos proveedores.
“Veo al equipo de compras utilizar Spendesk para pagar a proveedores nuevos o que no forman parte de nuestros proveedores habituales. Si todavía no tenemos condiciones negociadas o un contrato firmado con ellos, necesitamos pagar por adelantado. Spendesk hace que eso sea posible.”
Darren Chaney, responsable financiero de &Open, coincide en que la posibilidad de pagar al instante supone una gran ventaja.
“Agiliza muchísimo la forma en que el equipo de compras y otros departamentos pueden realizar adquisiciones. Elimina por completo el proceso de transferencia bancaria. Puedes pagar al momento, es inmediato. Es una ventaja enorme.”
Utilizar una tarjeta de Spendesk también permite enviar pedidos de inmediato, sin necesidad de esperar varios días a que se procese una transferencia bancaria. Darren recuerda una situación en la que Spendesk fue clave durante una urgencia logística:
“En una ocasión, parte de la mercancía resultó dañada en uno de los almacenes. Necesitábamos reponer el producto y enviarlo inmediatamente. Ya era demasiado tarde para hacer una transferencia bancaria. Si hubiéramos esperado al día siguiente, la transferencia habría tardado otro día más y el envío se habría retrasado todavía más. Gracias a Spendesk pudimos pagar al instante, evitar retrasos y solucionar el problema.”
Cierres mensuales mucho más rápidos gracias a la integración con Xero
Emma explica que Spendesk ahorra muchísimo tiempo durante el cierre financiero mensual.
“Spendesk hace que el cierre mensual sea facilísimo. Podemos exportar los datos directamente desde Spendesk a Xero.”
“Dedicamos aproximadamente una hora a revisar transacciones, y poco más.”
Spendesk acelera enormemente el cierre financiero mensual de &Open, eliminando muchas de las tareas manuales y repetitivas asociadas normalmente a este proceso.
Darren calcula así el ahorro de tiempo frente a experiencias anteriores:
En comparación con otras empresas en las que he trabajado, el cierre mensual lleva aproximadamente una quinta parte del tiempo. Es rapidísimo. Elimina el dolor de tener que salir de una plataforma, entrar en la banca online, introducir importes manualmente y perseguir recibos constantemente… ya no hace falta hacer nada de eso.
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Darren Chaney
Responsable Financiero
Se acabó perseguir recibos
Darren considera que los límites automáticos “Play by the Rules” de Spendesk son una de sus funcionalidades favoritas.
“El bloqueo automático de cuentas cuando faltan recibos es una función excelente. Evita que tengamos que perseguir constantemente a los empleados para pedir documentación. Si no suben los recibos, la cuenta se bloquea automáticamente.”
Emma está de acuerdo:
“Si no tuviéramos esa funcionalidad, nos faltarían muchísimos recibos. Nos generaría muchísimo trabajo administrativo adicional tener que enviar correos o gestionar transferencias manualmente al final de cada mes. Con Spendesk todo es automático. Supone un ahorro de tiempo enorme.”
Spendesk facilita el trabajo tanto al equipo financiero como al resto de empleados. Gracias a la aplicación móvil, la captura automática de recibos, los límites de gasto y el bloqueo automático de cuentas no conformes, Finanzas puede dejar que los empleados gestionen sus propios gastos manteniendo al mismo tiempo un control total sobre el gasto corporativo.
Como responsable financiero, Darren destaca especialmente las aprobaciones dentro de la plataforma.
“Me encanta poder aprobar gastos y pagarlos directamente desde la plataforma. Ahorra muchísimo tiempo.”
Spendesk se ha convertido en una herramienta imprescindible para profesionales financieros con alta carga de trabajo como Darren y Emma.
Mostrando la plataforma de &Open con tarjetas virtuales de Spendesk
Los empleados de &Open utilizan Spendesk a diario. Pero además, el equipo comercial le da un uso muy inteligente: generan tarjetas virtuales para clientes potenciales y empresas que quieren probar la plataforma.
Emma lo explica así:
“En nuestra plataforma damos a los nuevos clientes una tarjeta virtual de Spendesk para que puedan probar la experiencia. Les cargamos 100 € en la tarjeta para que puedan utilizarla.”
Todos salen ganando: el equipo comercial puede impresionar a los clientes, los clientes pueden probar la plataforma de &Open y el equipo financiero mantiene el control total del gasto sin salir de Spendesk.
&Open planea duplicar sus ingresos durante el próximo año manteniendo el mismo número de empleados. Darren afronta el futuro con confianza y sabe que puede seguir contando con Spendesk.
“Spendesk seguirá funcionando igual de bien y aportando el mismo valor, incluso aunque aumente el volumen.”
Para &Open, Spendesk es una solución de gestión del gasto escalable, perfecta para empresas en crecimiento.
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