Spendesk hace que las personas se responsabilicen de sus gastos, sin que el equipo financiero tenga que perseguirlas.

November Five digitalizó su gestión de gastos con Spendesk

Antes, la dependencia de procesos manuales hacía que el equipo financiero de November Five estuviera constantemente saturado. La solución integral de gestión de gastos de Spendesk permitió a la empresa optimizar y automatizar todo su sistema financiero, de principio a fin en cada cierre mensual.

La necesidad de un verdadero proceso de gestión de gastos

Como ocurre en muchas empresas, los procesos financieros de November Five no habían evolucionado al ritmo de las nuevas prácticas empresariales ni de las expectativas de los usuarios. Eran procesos obsoletos, poco eficientes y pesados para todas las personas implicadas, además de no encajar ya en un entorno digital.

«Antes de Spendesk, no teníamos una forma estructurada de gestionar los gastos. Teníamos los típicos problemas de varias tarjetas de crédito circulando y decenas de suscripciones activas. En algunos casos, ya nadie sabía quién era responsable de una suscripción ni siquiera para qué se utilizaba».

«En un momento dado utilizamos una herramienta para notas de gastos y extractos de tarjetas, pero no era demasiado eficiente. Además, la mayor parte del trabajo seguía recayendo en el equipo financiero. Teníamos que hacer seguimiento de cada pago y después sincronizarlo con nuestro sistema contable, un proceso tremendamente lento».

«De hecho, abandonamos esa herramienta y volvimos a hacerlo todo en papel. Los empleados tenían que traer su hoja de Excel con los justificantes y después lo procesábamos todo manualmente porque así teníamos más control».

«Somos una empresa digital y queremos automatizarlo todo para ser más eficientes. Pero nuestros procesos de gasto estaban completamente saturados y las suscripciones no dejaban de multiplicarse. Todo empezaba a descontrolarse. Por eso elegimos Spendesk».

Una forma más inteligente de gestionar suscripciones

Como empresa digital moderna, November Five depende de una gran variedad de herramientas para alcanzar el nivel de rendimiento al que aspira. Pero gestionar todos los pagos y facturas relacionados con suscripciones no es una tarea sencilla.

«Hace unos años, a alguien se le ocurrió la brillante idea de centralizar todas nuestras suscripciones en una sola tarjeta Visa. Así que cada mes la factura total rondaba entre 15.000 y 20.000 euros. Utilizábamos una hoja de Excel para repartirlo todo internamente, pero era complicado cuadrar todas las cifras cada mes».

«También ocurría que alguien se registraba en una prueba gratuita, introducía los datos de la tarjeta y luego olvidaba cancelarla. Así, esas suscripciones seguían activas y nadie sabía dónde estaban las facturas ni por qué necesitábamos realmente esa herramienta».

«Esa fue una de las principales razones por las que elegimos Spendesk. Ahora sabemos exactamente cuántas suscripciones tenemos activas y si las pagamos mensual o anualmente. Además, como las tarjetas de suscripción tienen un importe fijo, si una herramienta sube de precio, Spendesk bloquea automáticamente el siguiente pago hasta que se valide, lo cual es fantástico».

«En general, ahora los usuarios prestan mucha más atención a sus propias suscripciones. Todos sabemos quién es responsable de cada cosa y Spendesk hace que las personas se responsabilicen de sus gastos, sin que el equipo financiero tenga que perseguirlas».

Tarjetas virtuales para equipos remotos

Las tarjetas virtuales son la mejor forma de gestionar las suscripciones. Pero también son perfectas para pagos puntuales, especialmente en equipos distribuidos.

«Seguimos trabajando principalmente desde casa, así que ya no hacemos tantas comidas o viajes de empresa como antes. Por eso, la mayoría de nuestros empleados utilizan tarjetas virtuales para compras puntuales desde casa. Solicitan un pago con una tarjeta virtual y pueden completar ellos mismos toda la información».

«Esto ofrece muchísima flexibilidad. Incluso cuando una compra no estaba prevista, pueden hacer una solicitud rápida y pagar al instante, estén donde estén».

Conciliación de gastos mucho más sencilla

Conciliar pagos cada mes era una tarea pesada y muy manual. Aunque probaron otras herramientas, los procesos en papel seguían siendo la opción más eficiente. Hasta que encontraron Spendesk.

«Ahora la conciliación es facilísima. Tenemos un archivo personalizado para importar los datos de gasto a nuestro sistema contable. Y el tiempo que ahorramos recopilando justificantes compensa de sobra el poco tiempo que lleva subir la información al sistema».

«Creo que fácilmente ahorramos más de una semana gracias a esto. De hecho, cada trimestre ahorramos al menos dos semanas. Y eso es solo el tiempo que ahorramos en Finanzas. Si además pensamos en el tiempo que antes dedicaban las personas a realizar compras o a buscar los justificantes que necesitábamos, el ahorro es todavía mayor».

«Antes preguntábamos a la persona A sobre un gasto concreto. Esa persona nos enviaba a la persona B, que nos remitía a la persona C, que finalmente nos devolvía a la persona A. Por suerte, eso ya no ocurre».

«Así que, en realidad, estamos ahorrando muchísimo tiempo y dinero».

Finanzas ya no es “el malo de la película”

Más allá de los aspectos prácticos de ejecutar y hacer seguimiento de pagos, hay otro efecto positivo que el equipo de Ralph valora enormemente.

«Creo que la mayor mejora es que ya no somos “los malos de Finanzas”. Antes siempre éramos quienes se quejaban y perseguían a la gente por justificantes que faltaban o pagos innecesarios».

«Pero ahora somos los héroes. Ofrecemos herramientas de pago fáciles de usar, flexibilidad y mayor visibilidad sobre los gastos. Todo ello sin perder el control».

«Cuando empezamos con Spendesk, todo el mundo estaba encantado de poder hacer sus propios pagos y de recibir tarjetas Visa. Eso podría haber sido preocupante. Pero en realidad, si no suben los justificantes o la prueba física del pago, Spendesk bloquea automáticamente su cuenta».

«Y eso fue fantástico, porque nosotros dejamos de ser los malos. La plataforma está diseñada así y, si te bloquean por no seguir las normas, la responsabilidad es tuya».

Un sistema mejor, listo para usar desde el primer momento

Mejorar procesos obsoletos no tiene por qué llevar meses. November Five pudo poner en marcha Spendesk en muy poco tiempo.

«Lo que más me gusta de Spendesk es lo fluido que resulta el proceso de onboarding. Todo funciona sin fricciones. La comunicación con el equipo de Spendesk es muy natural y siempre nos parecieron extremadamente serviciales».

«Puedes hacer tus preguntas y buscan una solución para ti, pero todo sucede de una manera muy natural. Me encanta lo rápido que pudimos empezar a utilizar Spendesk. Es muy plug and play, y eso me gusta muchísimo».

«La plataforma y la aplicación móvil también están muy bien diseñadas y son muy intuitivas. Actualmente soy la única persona que puede aprobar compras, así que cuando no estoy en mi escritorio, es genial poder hacerlo desde el móvil con un simple clic».

«Me hace la vida mucho más fácil».