Nuestros empleados están encantados de utilizar una solución como Spendesk. Les facilita muchísimo el día a día.

Una solución líder de gestión de gastos para una empresa en crecimiento

Aunque Jimmy Fairly mantiene un fuerte espíritu startup, antes de pasarse a Spendesk la gestión de gastos seguía siendo muy tradicional. La situación era clara: mucho papeleo y una carrera contrarreloj en cada cierre financiero. Spendesk proporcionó a Jimmy Fairly un proceso estructurado de gestión de gastos que el equipo financiero y los empleados necesitaban.

Objetivo: encontrar una herramienta que diera autonomía

«Al inicio, nuestra prioridad al buscar una solución como Spendesk era agilizar los procesos del personal. Queríamos dar a nuestros empleados la máxima autonomía posible y evitar procesos demasiado restrictivos. Eso forma parte de nuestro ADN», explica Nadir Boualem, responsable administrativo, de tesorería y financiación en Jimmy Fairly.

Necesidades específicas para tiendas físicas y online

Jimmy Fairly ha experimentado un crecimiento impresionante en los últimos nueve años. Hoy cuenta con más de 60 boutiques en tres países europeos, además de una tienda online en pleno crecimiento.

Dar la máxima flexibilidad a los empleados siempre ha sido una prioridad para Jimmy Fairly, siendo fiel a su espíritu startup. Sin embargo, la empresa se encontraba con tres tipos de gastos operativos difíciles de controlar:

Equipos que se desplazan para sesiones de fotos, con reservas de transporte, alojamiento y accesorios

Equipos sobre el terreno para la apertura de nuevas tiendas, con compras diversas para garantizar una buena puesta en marcha

Equipos de la sede central, con compras de software, herramientas técnicas, etc.

Cada equipo necesitaba las tarjetas de empresa para realizar compras online y presenciales. Antes de cambiar a Spendesk, Jimmy Fairly utilizaba tres tarjetas bancarias tradicionales que iban pasando de una persona a otra. De esta forma, los equipos administrativos y financieros no podían hacer un seguimiento adecuado de las compras ni de las facturas.

Necesitaban una herramienta que ofreciera más flexibilidad y eliminara la frustración de los empleados.

Dar autonomía a los equipos y ofrecer la máxima flexibilidad

«Una vez realizadas las compras, el departamento de contabilidad se volvía loco intentando conseguir todos los recibos que faltaban. Incluso cuando teníamos el recibo, era complicado reconstruir dónde, qué y por qué se había hecho cada compra».

Los equipos operativos también sufrían la falta de autonomía y flexibilidad en torno a los gastos de empresa. Y recurrir a un sistema de notas de gastos no era una opción, porque no resultaba práctico ni para los empleados ni para el equipo contable. Este tipo de solución puede funcionar bien para importes pequeños, pero los empleados de Jimmy Fairly a veces necesitaban realizar compras de mayor valor. Por tanto, no era viable que tuvieran que esperar a recibir el reembolso por parte de la empresa.

Al principio, Jimmy Fairly contaba solo con una decena de empleados, por lo que controlar los gastos de la empresa no era especialmente complejo. Pero a medida que el negocio creció, también lo hizo el número de empleados. El seguimiento de compras y facturas se convirtió en un verdadero quebradero de cabeza, con visibilidad nula sobre el gasto.

Spendesk respondió a las necesidades de control de Jimmy Fairly

«Para los equipos en movimiento, necesitábamos mucha flexibilidad y trazabilidad».

Al implementar Spendesk, Jimmy Fairly entregó tarjetas físicas a cada uno de sus equipos y, después, añadió más tarjetas para ciertos equipos con mayores necesidades, como el equipo de retail.

Cada tarjeta cuenta con su propio presupuesto asignado, que cubre las distintas compras que pueden realizarse sobre el terreno.

Spendesk ofrece tanto tarjetas virtuales de un solo uso como tarjetas virtuales recurrentes, que se generan cuando un empleado crea una solicitud y esta es validada por su responsable. Gracias a este sistema, Jimmy Fairly puede gestionar suscripciones y gastos de forma mucho más sencilla.

«Cuando éramos diez, no necesitábamos validaciones para cada compra. Pero, a medida que el equipo creció, se volvió cada vez más complejo hacer seguimiento y validar los gastos. Spendesk supone una gran ventaja en ese sentido».

Hoy, con la aplicación móvil de Spendesk, los empleados de Jimmy Fairly hacen una foto del recibo justo después de realizar la compra. Después, pueden deshacerse del recibo en papel. Ya no tienen que guardar montones de recibos ni esperar a que el equipo financiero les persiga al volver de un viaje. Todo pasa por la plataforma.

«Todos tienen la aplicación de Spendesk en el móvil, hacen una foto de cada recibo, añaden una descripción y toda la información se transmite en tiempo real a la plataforma. Ahora tenemos mucha más visibilidad».

Spendesk es rápido y fácil de configurar y personalizar

«Cuando lanzamos Spendesk, los equipos de Spendesk, junto con nuestra responsable de control de gestión y nuestra contable, dedicaron mucho tiempo y reflexión a configurar nuestra cuenta para que se adaptara a nosotros. Creamos distintas etiquetas y códigos contables. Gracias a ese trabajo previo, Spendesk ahora puede asociar automáticamente un gasto concreto con un proveedor determinado y una cuenta de gasto específica. Es mágico».

En apenas unos clics, la exportación contable se personalizó e integró perfectamente con su herramienta de contabilidad.

La importancia de la satisfacción de los empleados en Jimmy Fairly

«Nuestros empleados están encantados de utilizar una solución como Spendesk. Les facilita muchísimo el día a día».

Charlotte, por ejemplo, es coordinadora de retail y se encarga de todas las aperturas de tiendas. Da soporte a los equipos de venta y al funcionamiento diario de las tiendas. Se desplaza a menudo y centraliza las posibles necesidades de todos los puntos de venta. Charlotte utiliza Spendesk para realizar sus tareas, por lo que ahora es mucho más autónoma a la hora de gestionar sus gastos.

Por último, Inès, responsable de control de gestión, conoce Spendesk muy bien. Lo ha configurado para poder generar cada mes un ranking de los mejores usuarios, quienes añaden todos sus recibos, y de los peores, quienes tienen recibos pendientes. Esto facilita enormemente el trabajo del equipo financiero y convierte la gestión administrativa en algo más dinámica y manejable.

La implementación de Spendesk ha sido todo un éxito para Jimmy Fairly, ya que ha facilitado el proceso de gestión de gastos combinando control y autonomía.