Recomendaría Spendesk sin dudarlo, especialmente para usuarios de NetSuite. ¡Muy fácil y cómodo para nuestros contables!

Procesos de gasto eficientes que liberan tiempo al equipo financiero

El equipo financiero de Duco está formado por seis empleados: el CFO, el director financiero, un director de FP&A, un contable parcialmente cualificado, además de un contable junior y un aprendiz. Este pequeño equipo gestiona los gastos de casi 200 empleados en el Reino Unido, Estados Unidos, Polonia y Singapur. 

Antes de Spendesk, Duco dependía de extractos de tarjetas de crédito, hojas de Excel y una herramienta de gastos que no era muy popular entre el personal. La administración, la formación y la persecución caso por caso añadían días al cierre mensual y quitaban tiempo al equipo financiero de tareas más importantes.

Alec necesitaba una solución para todos estos problemas. Algo que ahorrara tiempo a su equipo y contentara al resto de la empresa.

«Buscamos otras opciones, pero eran solo una herramienta de gastos o solo una solución de tarjetas. La gran ventaja de Spendesk es que lo hace todo. Es mucho más que una herramienta de gastos».

Seguimiento de gastos fácil de usar

Antes de Spendesk, el gran problema del seguimiento de los gastos era la experiencia del usuario. «En el equipo financiero sabemos cómo gestionar los gastos, pero los demás no. El equipo de ventas y la alta dirección siempre se quejaban de la herramienta NetSuite que les proporcionábamos.

«NetSuite es increíble, pero está pensado para contables. Para todos los demás, parece y se siente como algo complicado». Esto hace que el equipo financiero pase de ser expertos analíticos a convertirse en un equipo de soporte interno.

«Nuestro director financiero también tenía que dar de alta y de baja a todos los usuarios manualmente. Esto significaba dedicar horas cada semana a gestionar todos los usuarios. Toneladas de mensajes de Slack. Y no teníamos suficientes licencias, así que siempre era un trabajo de equilibrio.»

Todo el trabajo extra y las quejas de los compañeros han desaparecido gracias a Spendesk. La app guía a los usuarios a través de cada declaración de gastos y elimina prácticamente todos los errores.

«Necesitábamos algo que siguiera funcionando con NetSuite, pero que fuera mucho más sencillo de entender para toda la empresa. Estaba claro que a nuestros equipos les encantaría el módulo de gastos, y así ha sido.»

Pagos con tarjeta fáciles de controlar

«Nuestro proceso de tarjetas era lo contrario de los gastos: nadie más tenía problemas, pero era terrible para nosotros en finanzas. Todo el mundo gastaba, gastaba y gastaba, y era muy difícil cobrar los recibos».

El equipo financiero carecía de visibilidad en tiempo real sobre los pagos, ya que dependía del extracto mensual de la tarjeta. Esta era la mayor pérdida de tiempo durante el cierre de fin de mes.

«A final de mes recibíamos el extracto y teníamos que enviarlo por correo electrónico para obtener recibos específicos de cada compra. Nuestro proceso de fin de mes realmente giraba todo en torno a esto, en lugar del trabajo contable en NetSuite.»

Lo peor: el esfuerzo no se correspondía con el impacto. «Los pagos con tarjeta de crédito eran pequeños en términos de valor, pero conciliarlos era nuestra tarea más larga. Teníamos que intentar conseguir todos los recibos y repasar cada transacción en Excel, línea por línea».

«Ahora puedo controlar las transacciones semanalmente. Al final de cada semana, compruebo los pagos en Spendesk y luego los envío a NetSuite. Así, cuando llega fin de mes, nuestras tarjetas de crédito ya están listas. Pasamos directamente a la siguiente tarea. Podemos completar cómodamente el cierre mensual al final de la segunda jornada laboral».

Una integración sencilla con NetSuite

La conciliación de pagos suele llevar días a las empresas cada mes, debido a que los detalles de las transacciones no son claros, los datos de los proveedores no coinciden y faltan recibos. Spendesk mejora tu proceso de precontabilidad, para que toda la información sea precisa y esté actualizada.

«Trabajar en hojas de Excel implicaba muchas horas para rellenar toda la información. Ahora Spendesk hace la mayor parte de esto por nosotros».

La herramienta garantiza que se proporciona toda la información y se alinea con tus campos en NetSuite. «Me gusta mucho que nos diga, por ejemplo, si un proveedor no existe en NetSuite. Recibimos una advertencia que nos dice que la transacción no se realizará. Lo que significa que realmente no puedes equivocarte».

Y aunque NetSuite en sí mismo puede ser confuso a veces, conectarse a él no debería serlo. «Implementar la integración no supuso ningún esfuerzo. El equipo de Spendesk hizo todas las conexiones por nosotros. Y cuando creé un desajuste, Spendesk me señaló los errores y fue fácil solucionarlo. Una vez que cogimos el ritmo, todos los datos fluyeron con mucha facilidad».

«La integración nos ha ahorrado mucho tiempo y podemos cerrar el mes mucho más rápido. Así podemos examinar las cifras más importantes, que siempre son más significativas para el equipo financiero».

«Ya solo nos queda un día al mes para cerrar los libros».

Una forma más inteligente de reclamar el IVA

En muchos casos, la falta de recibos suponía una pérdida real de dinero para Duco. «Si no teníamos los recibos, no podíamos reclamar el IVA. Y aunque cada pago con tarjeta fuera pequeño, con el tiempo se acumulaba. Perdíamos mucho dinero».

Hoy, los recibos de las tarjetas se registran y envían a tiempo, y Duco puede reclamar todo el IVA que le corresponde. «La diferencia es increíble. Hemos pasado de no tener recibos a tener recibos de todo. Y ahora capturamos el IVA fácilmente. Y me gusta mucho el bot Marvin. Reconoce automáticamente el IVA, lo que ahorra aún más tiempo.

«También podemos crear reglas para determinados proveedores, de modo que siempre conocemos el importe del IVA. Eso me hace aún más eficiente. Hago una comprobación rápida y ya está».

Integración sencilla con las herramientas de RRHH

Duco utiliza BambooHR como única fuente de datos para todo lo relacionado con información de empleados. Cada miembro del equipo actualiza sus datos de contacto en la herramienta, y las bajas se eliminan fácilmente cuando es necesario. Y como Spendesk se integra directamente con BambooHR, estos cambios solo tienen que hacerse una vez.

«Integrar Spendesk con BambooHR fue realmente fácil. El equipo de Spendesk nos mostró cómo activarla, adaptar la integración y filtrar por ubicación o aplicar otros filtros. Es realmente fácil de usar.

«Con nuestra herramienta de gastos anterior, teníamos que añadir y eliminar personas manualmente y hacer malabarismos con licencias limitadas. Eso suponía mucho trabajo administrativo y mucha pérdida de tiempo.

«Sabemos lo bien que va Spendesk porque apenas hay ruido en torno a la integración. De vez en cuando recibo una notificación de que una nueva persona se ha unido a nuestra cuenta de Spendesk, y ni siquiera me había dado cuenta de que teníamos un nuevo miembro. Se añaden automáticamente».

Esto es aún más importante a escala. «Recientemente, hemos adquirido una empresa y nos estamos fusionando, lo que supone mucho trabajo. La incorporación y la migración de todos estos nuevos miembros del equipo a nuestros sistemas es un punto del orden del día para nuestros equipos de finanzas y recursos humanos. Pero introducirlos en Spendesk fue fácil: mientras estén en BambooHR, también estarán en Spendesk. Para mí es una gran ventaja. Es una parte del plan de fusiones y adquisiciones en la que no tenemos que pensar».

«Aconsejaría a otros que exploraran todas las funciones que ofrece Spendesk. Para nosotros son las herramientas de gastos, la integración con NetSuite y la integración con RRHH. Cada integración nos supone una mejora de eficiencia».

«No se trata de parafernalia inútil: todas y cada una de las funciones aportan un beneficio real».

«El servicio al cliente es la guinda del pastel»

Los equipos financieros se han acostumbrado a largos y difíciles procesos de configuración de nuevos programas. Pero eso no es lo que Alec encontró con Spendesk. «La experiencia del cliente ha sido realmente buena. Desde la primera demo y las conversaciones de venta, hasta la estrecha colaboración con nuestro personal de asistencia, el nivel ha sido muy alto en todo momento».

«De hecho, retrasamos mucho las cosas por nuestra parte, pero realmente aprecié la forma positiva y atenta con la que Spendesk gestionó esos retrasos. Siempre hubo un enfoque amistoso, dispuestos a ayudar».

«Nos sentimos respetados y aprecio que se reciban bien todos nuestros correos electrónicos y comentarios. La herramienta y la integración son geniales, así como los nuevos desarrollos y la innovación constante del producto, pero el servicio al cliente es la guinda del pastel. Quiero dar las gracias a todos los que se involucraron».