Conoce 3 pasos sencillos para reducir costes en tu empresa

Uno de los mayores retos a los que se enfrentan las empresas en la actualidad tiene que ver con administrar correctamente el dinero que tiene y los gastos que afronta. Por ello, los gerentes buscan maneras de reducir costes, ahorrar dinero y recurrir a fórmulas para gastar menos. Sea que le afecten las crisis económicas o no, se preparan para lo que pueda pasar. 

Cuando los gastos corporativos se dejan a la casualidad, rápidamente puede afectar negativamente a los objetivos financieros de la empresa. Pero, como es obvio, es necesario realizar gastos para mantener el negocio a flote.

Pero si los empleados gastan dinero de la empresa sin pensarlo, podrías meterte en problemas. 

Veamos algunas maneras en las que tu empresa puede reducir costes operacionales. Realizando cambios estratégicos, podrás mantener tu organización a flote sin afrontar grandes sacrificios.

Cómo reducir costes empresariales

Reducir costes implica más que solo tener la intención de recortar algunas partidas de los presupuestos. Hay que reducir de manera significativa los costes superfluos o ineficientes, sin que afecte a lo que ya funciona. 

Te presentamos tres consejos clave para lograrlo.

1. Crea una política de gastos rigurosa y haz que se cumpla

Los empleados de tu empresa tienen diversos gastos: viajes de negocios, comunicación y eventos, gastos administrativos y otros costes esenciales. Por ello, debes proveerles una política de gastos para las operaciones de la empresa.

Eso sí, ten en cuenta que la política de costes no es una simple lista de reglas. Más bien, deberías lograr que los empleados se sientan libres de realizar gastos cuando sea apropiado, siempre y cuando lo hagan dentro de unos límites claros. 

Una política de gastos solo funciona si se sigue… algo obvio, ¿verdad? Para que sea así en tu caso, haz que tu política sea accesible y breve. Así los empleados podrán leerla, entenderla y aplicarla cada vez que gasten dinero de la compañía. 

Asegúrate de:

• incluir categorías y presupuestos específicos

• hacer ver que las reglas son justas y coherentes para todos

• contar con una redacción directa y al grano (evita la jerga financiera que no entienden todos)

• actualizar la política regularmente para reflejar los cambios de la empresa o a nivel jurídico

• cumplir con la legislación local y nacional

2. Evoluciona y pasa de procesos manuales a digitales 

No hay vuelta de hoja: los procesos digitales y colaborativos son muy necesarios para el éxito de las empresas. Es por eso que muchos que trabajan en el área de las finanzas desean (y necesitan) la tecnología adecuada para afrontar los retos en los presupuestos y reducir los costes operacionales. 

¿Se te ocurre algún ejemplo reciente del peligro de confiar en los procesos manuales? Piensa, por ejemplo, en las restricciones que vivimos durante la pandemia del COVID-19. Los empleados se quedaban sin trabajar si no podían acceder a la oficina y si no disponían de herramientas digitales. Algunas empresas tuvieron que aprender a las malas lo importante que es apostar por los procesos digitales.

Gracias a las herramientas digitales, los empleados pueden mantenerse conectados y colaborar en cualquier momento y desde cualquier sitio.

En la actualidad, los empleados también necesitan herramientas para eliminar la monotonía, las tareas repetitivas para ahorrar tiempo y dedicarlo a otros asuntos esenciales.

Aquí te damos las claves para tener una empresa más digital:

• Identifica lo que no funciona: si algún proceso es problemático, elimínalo para no afectar a la eficacia ni perder tiempo ni dinero.

• Evalúa las herramientas que ya usas: en estos tiempos de incertidumbre económica, hay que tener una idea clara de las herramientas que paga la empresa. Esto es necesario para reducir costes operativos.

• Elimina todo el papel: y es que en la actualidad cualquier sistema que tengas en papel tiene muchísimas formas de hacerlo digitalmente. Esto te ahorrará tiempo y dinero en el futuro, y si necesitas más herramientas digitales en el futuro podrás contratarlas sin problema.

• Reunificar herramientas: si tienes sistemas parcialmente automatizados, busca soluciones que combinen varias tareas o programas. Pagar por varias herramientas cuando se podría pagar por una solo es una pérdida de dinero. Por ejemplo, si tu empresa utiliza informes de gastos en papel, pero tú usas un gestor de presupuestos online, ¿por qué no encontrar una herramienta digital que haga ambas cosas, e incluso otras más?

• Sopesa el esfuerzo: ¿involucra este cambio a varios departamentos y equipos? ¿O se limita a un solo grupo? ¿Cuánto tiempo llevará implantar el nuevo proceso? Cualquier cambio requiere tiempo y esfuerzo; así que sopesa si el trabajo de realizar un posible cambio merece la pena.

3. Hazle un seguimiento a tus costes en tiempo real

Los responsables financieros de las empresas deben supervisar de cerca y optimizar los gastos de la empresa. Una herramienta de presupuestos en tiempo real elimina las suposiciones en el seguimiento de los gastos reales.

Con una visión general del flujo de caja, el equipo financiero y los gestores presupuestarios (como directores o jefes de equipo) tendrán un conocimiento completo de las finanzas de la empresa.

Esto es especialmente útil en una economía en crisis, como la actual. Pero ¿por qué es necesario el aspecto del tiempo real?

En primer lugar, examinemos lo que significa hacer un seguimiento de los costes en tiempo real.

Hoy en día, gracias a la digitalización, todo se mueve con rapidez. El seguimiento del flujo de caja no debería ser diferente. Esperar a que alguien actualice el presupuesto, corrija errores o introduzca datos en un Excel no es suficiente.

Y olvídate de las presentaciones trimestrales de los presupuestos: el mundo de los negocios va muy, muy rápido.

Las actualizaciones trimestrales provocan que la información ya esté obsoleta cuando se necesita. Lo mismo ocurre con las cadenas de correos electrónicos y la dependencia del papel: estos métodos anticuados perjudican la gestión de los costes de la empresa.

Tienes que poder ver las actualizaciones del presupuesto –todos los ingresos y gastos– a medida que se producen. Así sabrás en todo momento en qué situación se encuentran tus finanzas.

El equipo financiero y los gestores presupuestarios pueden tomar mejores decisiones y optimizar el gasto de forma más específica. Es mucho más fácil ajustarse al presupuesto cuando se puede ver lo que ya se ha gastado.

Aquí tienes nuestros consejos: 

• Evita las reclamaciones de gastos y elige tarjetas virtuales.

• Asegúrate de que todos tus métodos de pago (incluidas las cuentas por pagar) comparten datos automáticamente para que no tengas que buscar actualizaciones.

• Disponer de un cuadro de mandos presupuestario que reúna todas estas formas de pago.

Una vez que tengas una visión general y actualizada de tus finanzas, verás dónde puedes reducir costes para conseguir la máxima eficacia operativa.

La mejor noticia es que puedes combinar los tres pasos para reducir costes operativos con una herramienta avanzada de gestión de gastos.

Invierte en una potente herramienta de gestión de costes

Spendesk es una plataforma digital todo en uno que ayudará a tu empresa a reducir costes y a gestionar los gastos. Con Spendesk, puedes:

• Exigir el cumplimiento de la política de gastos con funciones como limitar el gasto de los empleados si no presentan un recibo en un plazo de tiempo determinado.

• Cambiar a una plataforma de gestión de gastos basada en la nube y aprovechar la automatización que ahorra tiempo e incluso dinero.

• Hacer un seguimiento de tu presupuesto en tiempo real para ver dónde se malgasta dinero y dónde tienes más margen de maniobra.

Spendesk es una herramienta de gestión de gastos que reúne bajo un mismo paraguas las tarjetas digitales para tu empresa, los gastos, las facturas recibidas y los presupuestos. En definitiva, todos los gastos corporativos que el equipo financiero necesita mantener bajo control.