Las dietas de viaje: una partida de gasto cada vez mayor

Los desplazamientos por motivos laborales son una parte ineludible del mundo empresarial en la actualidad. No solo representan oportunidades para el crecimiento y la expansión de los negocios, sino que también tienen implicaciones en términos de gastos y políticas fiscales. 

Se calcula que los estadounidenses realizan más de 405 millones de viajes de trabajo al año. Los viajes de negocios permiten a los representantes de las empresas asistir personalmente a las reuniones y comprobar de primera mano la calidad de los productos. 

A muchos empresarios no les importa el coste de los viajes de negocios, ya que los gastos relacionados son deducibles de impuestos. Sin embargo, solo algunas actividades se consideran viajes y trabajo por motivos profesionales. 

En este artículo, exploraremos a fondo el concepto de "dietas de viaje" y ofreceremos un análisis detallado para ayudarte a optimizar la política de gastos en viajes corporativos de tu empresa.

Qué son las dietas de viaje

Las dietas de viaje abarcan todos los gastos relacionados con la estancia de un trabajador en un lugar distinto al de su ubicación habitual, siempre que dicho desplazamiento sea necesario por motivos profesionales. 

Estos gastos, que incluyen manutención y alojamiento, son esenciales para garantizar que los empleados estén compensados por los gastos adicionales incurridos durante sus viajes de trabajo.

Categorías de gastos cubiertos por las dietas de viaje

Las dietas de viaje se dividen principalmente en dos categorías principales: los gastos de manutención y los gastos de estancia.

1. Gastos de manutención: En esta categoría se incluyen los gastos normales de alimentación en restaurantes, hoteles y otros establecimientos de hostelería cuando el trabajador debe viajar por razones laborales. Es importante destacar que solo se consideran gastos de dietas las comidas que cumplen con criterios específicos, mientras que otras, como las comidas en el comedor de la empresa, se considerarán salario en especie.

2. Gastos de estancia: Los gastos de estancia abarcan los costos realizados por un trabajador cuando necesita pernoctar en un hotel u otro tipo de alojamiento fuera de su lugar habitual de trabajo.

Qué son los gastos de desplazamiento o de locomoción

Junto con las dietas de viaje, los gastos de locomoción o desplazamiento son una parte integral de los gastos asociados a viajar por motivos laborales. 

Estos gastos incluyen diversos aspectos, como transporte y alojamiento, y pueden variar según el medio de transporte utilizado, ya sea vehículo privado o transporte público.

• Vehículo privado: Los gastos de kilometraje son una categoría importante en el caso de utilizar vehículos privados. Estos gastos abarcan desde combustible y mantenimiento hasta impuestos y seguros. Es crucial tener en cuenta que el precio por kilómetro recorrido debe estar estipulado en el convenio colectivo de la empresa o en el del sector en el que opera.

• Transporte público: En el caso de utilizar transporte público, los gastos incluyen billetes de tren, autobús, avión, barco, bonos de transporte público y facturas de taxis.

Cuáles son las exenciones de impuestos para las dietas de viaje

Las dietas y los gastos de locomoción o desplazamiento están exentos de tributación siempre y cuando se cumplan ciertos requisitos. Es fundamental justificar el motivo del desplazamiento y el lugar. 

Además, existen límites establecidos por la normativa correspondiente del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) que deben respetarse para mantener la exención de tributación.

En las comunidades autónomas de régimen común, estos límites están estipulados en el Real Decreto 439/2007, mientras que en el País Vasco y Navarra, las Diputaciones Forales establecen los límites.

Cómo optimizar las dietas de viaje

Además de la compensación justa para los empleados, las dietas de viaje y los gastos asociados pueden ser beneficiosos para las empresas en términos fiscales. La Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) permite deducir el IVA soportado en los viajes, siempre que se cumplan ciertos requisitos, como la presentación de facturas originales y la vinculación directa del gasto a la actividad económica de la empresa.

Aquí te contamos algunas estrategias para optimizar las dietas de viaje en tu empresa:

1. Automatización de procesos: La gestión automatizada de los gastos de viaje simplifica la experiencia tanto para empleados como para el departamento financiero. Soluciones como Spendesk, te permiten la carga de recibos mediante fotos y ofrecen un rastreo eficiente y electrónico de todos los gastos de viaje de tus empleados.

2. Políticas preferenciales: Adoptar políticas que incluyan acuerdos preferenciales con aerolíneas u opciones de alojamiento puede traerte beneficios como millas y puntos. La elección estratégica de proveedores puede influir directamente en los resultados financieros.

Apuesta por una buena herramienta para la gestión de las dietas de viaje

A medida que el panorama empresarial evoluciona, la gestión efectiva de los gastos de viaje se vuelve cada vez más crucial. Con el retorno de las actividades presenciales y eventos de networking, se espera un aumento continuo en los viajes corporativos. 

Por lo tanto, contar con políticas de dietas de viaje claras y estratégicas se convierte en una herramienta esencial para optimizar los gastos y garantizar la salud financiera de la empresa en el futuro.

Los viajes de negocios seguirán aumentando los próximos años. Se prevé que el sector crezca un 15% en los próximos 7 años.

Viajar es importante para los negocios, pero la mayoría de los viajeros no son expertos en finanzas. No conocen las normas.

Facilita el cumplimiento de las normas con una política de viajes clara y las herramientas adecuadas, como Spendesk, para hacer un seguimiento de los gastos.