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Principales resultados con Spendesk
Fin de la confusión con las tarjetas compartidas: ya no hay que esperar a que una tarjeta quede libre ni revisar cada gasto a posteriori.
Control global del gasto: visibilidad financiera completa en cinco mercados internacionales.
Controles de autorización robustos: un proceso de aprobación en tres niveles garantiza una supervisión eficaz.
Cierre mensual más ágil: pasó de varios días a un solo día.
Mejor experiencia para los empleados: integración con Apple Pay y una experiencia pensada para el móvil.
95 % de cumplimiento en la entrega de justificantes: visibilidad completa de todas las transacciones en todas las ubicaciones.
Cero fallos de pago: operaciones fiables durante viajes y reuniones con clientes.
Sobre GWI
GWI es una empresa internacional de análisis de mercado que ayuda a las organizaciones a tomar decisiones más inteligentes a partir de datos obtenidos de personas reales. Su plataforma, disponible bajo demanda, reúne datos de encuestas que reflejan opiniones, comportamientos e intereses de 3.000 millones de personas en más de 50 países. GWI se ha convertido en una referencia para equipos comerciales, profesionales del marketing, anunciantes, investigadores y responsables de decisión en empresas orientadas al cliente.
El reto
Antes de implantar Spendesk, GWI se enfrentaba a importantes dificultades en la gestión del gasto en sus operaciones internacionales. Esto generaba fricciones tanto para el equipo financiero como para los empleados.
Principales dificultades
Existía un número muy limitado de tarjetas corporativas, compartidas únicamente entre altos directivos.
La recogida de justificantes y la conciliación se hacían de forma manual en varios países.
Los empleados tenían que utilizar sus tarjetas personales y esperar posteriormente el reembolso.
Había carencias en los controles de autorización y en los procesos de aprobación.
Los cierres mensuales eran complejos y requerían varios días de trabajo.
No existía visibilidad en tiempo real sobre el gasto de la empresa.
Los perfiles más junior asumían una carga injusta al tener que adelantar gastos de su bolsillo.
Existía el riesgo de que fallaran pagos durante reuniones o invitaciones con clientes.
Hace cinco años, solo se entregaba un número muy limitado de tarjetas corporativas, en concreto al CEO, al COO y al CFO. A final de mes llegaba el extracto y había que pedir a todo el mundo sus justificantes. Tener que insistir constantemente para recopilar justificantes y revisar pagos alargaba demasiado el proceso y generaba tensión entre Finanzas y el resto de la empresa.
James FranksAntes de Spendesk
Tres tarjetas corporativas compartidas solo por directivos
Recogida manual de justificantes y seguimiento constante
Empleados utilizando tarjetas personales para gastos profesionales
Cierres mensuales de varios días
Sin visibilidad ni control del gasto
Fallos de pago durante reuniones con clientes
Después de Spendesk
Tarjetas individuales para cualquier empleado que las necesite
Captura y tratamiento automatizados de justificantes
Visibilidad y control del gasto en tiempo real
Cierre mensual en un solo día
Plataforma global para todas las ubicaciones
Integración fluida con móvil y Apple Pay
La solución
GWI implantó Spendesk para modernizar sus procesos de gasto sin renunciar a un control financiero sólido en sus operaciones globales.
Funcionalidades implantadas
Tarjetas físicas y virtuales con controles de autorización granulares.
Plataforma global para dar soporte a operaciones en cinco países.
Experiencia centrada en el móvil con integración con Apple Pay.
Captura automatizada de justificantes mediante fotografía desde el teléfono móvil.
Matriz de aprobación en tres niveles, de empleado a responsable y de responsable a Finanzas.
Gestión de suscripciones para software y herramientas recurrentes.
Visibilidad del gasto en tiempo real y capacidades de reporting.
Del desorden al control
El impacto fue inmediato y generalizado. En lugar de competir por unas pocas tarjetas corporativas compartidas o adelantar dinero de su bolsillo, los equipos pasaron a disponer de capacidad de gasto flexible con la supervisión adecuada.
El enfoque centrado en el móvil eliminó los procesos tradicionales de gestión de gastos desde el ordenador y permitió a los empleados capturar justificantes al instante y registrar gastos en cualquier momento. Esto resultó especialmente valioso para una empresa con operaciones internacionales y viajes frecuentes como GWI.
Spendesk permite distribuir las tarjetas de forma mucho más amplia, lo que reduce muchísimo la presión, siempre que existan los flujos de autorización adecuados. Al final, se trata de reducir fricciones. Hoy en día necesitas proveedores pensados para un entorno digital, donde las personas puedan simplemente abrir una aplicación en su móvil.
James FranksLos resultados
Desde que adoptó Spendesk hace más de cinco años, GWI ha simplificado de forma notable sus operaciones financieras:
95 % de cumplimiento en la entrega de justificantes en todas las transacciones y ubicaciones.
Cierre mensual más rápido: de varios días a un solo día.
Más de 300 usuarios activos en la operativa global.
Controles de aprobación completos en todas las categorías de gasto.
Cero fallos de pago durante viajes y reuniones con clientes.
Operativa internacional fluida en Reino Unido, Estados Unidos, Grecia, República Checa y Singapur.
Mejor experiencia para los empleados gracias a Apple Pay y a la app móvil.
Visibilidad completa del gasto con reporting en tiempo real.
El tiempo es lo más importante que tenemos. Cuando se trata de gastos, todo el mundo quiere un proceso rápido y sencillo. Poder hacerlo desde el móvil lo facilita muchísimo para todos. Nadie quiere entrar en un sistema nuevo desde el portátil y subir una foto de un justificante, porque eso lleva demasiado tiempo.
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