Cómo almacenar cada recibo digital de los gastos de tu empresa

Desde siempre, emitir y archivar recibos en papel ha sido una de las partes más engorrosas de la gestión de una empresa. Son como el telégrafo y el fax: reliquias de una época pasada.

Por suerte, ya son cosa del pasado. En la actualidad, contar con recibos digitales es suficiente para cumplir los requisitos legales y fiscales de varios países de la Unión Europea. De hecho, el recibo digital será obligatorio en España.

A continuación, analizaremos la situación actual de los recibos digitales y las opciones que tienes si quieres empezar a almacenarlos en la nube. 

¿Qué es un recibo digital?

Toda la vida las empresas han tenido la obligación legal de recopilar y almacenar copias físicas en papel de los recibos de los clientes, así como las tickets de los gastos pagados al personal. Esto solía ser una parte crucial de los registros de la empresa, sobre todo para cumplir los requisitos fiscales y planificar posibles auditorías.

Menos mal que esta situación está cambiando. La tendencia general es abandonar el papel y optar por la gestión y el almacenamiento digital de las facturas y recibos. Así que ya puedes despedirte de esos montones de papel.

El recibo digital será obligatorio en España

La Ley Crea y Crea se aprobó en septiembre de 2022. Una de las iniciativas de esa ley es la obligación de emplear recibos digitales en las relaciones comerciales entre empresas y autónomos en nuestro país.

Se hará así para reducir la morosidad y para facilitar la administración de las empresas.

Se espera que entre en vigor en un año para las empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros, y en dos años para las demás empresas.

¿Qué opciones tienes para los recibos digitales?

Para empezar, podrías seguir (de momento) con el sistema de archivo que tienes. Quizá no sea tan pesado tener que copiar y guardar recibos en papel de todos los gastos de la empresa.

Pero la verdad es que es totalmente innecesario. Ahora que tantos países permiten el cambio a recibos y facturas digitales, sin duda querrás aprovechar la comodidad y eficacia de la gestión sin papel.

Ahora que todo el mundo cuenta con teléfonos inteligentes es más fácil que nunca sacar fotos de alta calidad de recibos físicos y convertirlos a PDF. Si prefieres ir por libre, puedes crear fácilmente tu propio sistema manual para almacenar recibos digitales, con filtros por clientes, periodos de tiempo y estado.

Sin embargo, una desventaja importante de este enfoque es que los recibos electrónicos pueden no cumplir los requisitos legales. Los archivos deben estar sellados con información sobre la fecha y el origen. Y el incumplimiento de estos requisitos de integridad podría acarrearte graves problemas más adelante.

Es más, hacerlo por ti mismo podría hacer complicado encontrar y categorizar los recibos. Dependiendo del tamaño y la naturaleza de tu empresa, tendrás cientos (si no miles) de facturas.

Necesitas una forma de encontrarlos con rapidez y precisión, y estar seguro de que no se te escapan.

Para tu tranquilidad, puedes analizar las herramientas de software disponibles para la gestión de facturas electrónicas.

Spendesk te ayuda a tener recibos digitales de manera rápida y sencilla

Spendesk ayuda a dejar atrás para siempre los recibos en papel. Las funciones de captura y almacenamiento electrónico de Spendesk te ayudan a ahorrar tiempo y evitar estrés, al tiempo que contribuyen a garantizar el cumplimiento de la ley.

¿Cómo funciona?

Los recibos electrónicos de Spendesk te permiten digitalizarlas y archivarlas de forma segura y cómoda, con los tres pasos siguientes:

1. Toma y sube una fotografía de tu recibo en papel

2. Spendesk automáticamente pondrá fecha y sellará legalmente tu recibo, convirtiéndolo en un PDF seguro para un almacenamiento seguro

3. A continuación, puedes recuperar rápida y fácilmente tus recibos electrónicos desde la bóveda encriptada de Spendesk

Spendesk se asocia con Universign y Amazon Glacier Vaults, garantizando el cumplimiento legal. Universign certifica la autenticidad de tus recibos, y Amazon almacena de forma segura tus documentos electrónicos con su sistema de archivo cifrado.

Esto garantiza un registro organizado de todos tus pagos y permite una referencia rápida y sencilla a la documentación original de los recibos para fines de auditoría y contabilidad.

Las ventajas de gestionar recibos digitales con Spendesk

Además de quitar el dolor de cabeza por tener avalanchas de papel, la función de digitalización automática de recibos de Spendesk ayuda a garantizar el cumplimiento de los requisitos fiscales y a preparar tu negocio para futuras auditorías.

Con Spendesk, los recibos pasan a ser un PDF, lo que significa menos desorden en tu lugar de trabajo y menores costes de almacenamiento. Además,se fechan, firman y sellan electrónicamente, lo que te ayuda a garantizar una posible auditoría clara, precisa y completa.

Spendesk protege tus recibos durante diez años, superando con creces los requisitos legales.

Apuesta desde ya por las recibos digitales

Ahora que un número cada vez mayor de países ha allanado el camino para pasar de los recibos en papel a los registros digitales, te sugerimos que te adaptes cuanto antes. Evita la molestia de gestionar recibos en papel y pásate a un sistema libre de papel.

Con Spendesk, los recibos son una cosa menos de la que preocuparse. Puedes estar tranquilo sabiendo que tus recibos se fechan, firman y sellan automáticamente, se almacenan de forma que se garantice la integridad y seguridad de la información, y se pueden recuperar rápida y fácilmente.