¿Qué es un controller financiero? Su responsabilidad y las claves de su eficacia

El control financiero suele ser una de las funciones dentro de la empresa que más cuesta definir. Y es que está entre la contabilidad pura y dura, la estrategia financiera y el liderazgo.

Aquí hay una figura clave: el controller (o controlador) financiero. Este profesional debe prestar mucha atención a los detalles, pero también, debe tener una visión completa. Su misión es garantizar la precisión, pero también mejorar la eficacia, dos objetivos que a menudo están enfrentados.

Este puesto clave en las finanzas está evolucionando, al igual que con la mayoría de las descripciones de estos trabajos más modernos. Las empresas exigen una visión más estratégica que antes, y muchos controllers financieros van en esa dirección.

Con todo esto en mente, veamos en profundidad la importancia del controller financiero en tu empresa, además de sus responsabilidades y objetivos. Pero primero definamos qué es exactamente.

Qué es un controller financiero

Básicamente, es el contable jefe de una empresa. Supervisa la contabilidad y se asegura de que los libros contables reflejen con exactitud el dinero que entra y sale en la organización. También influyen en la toma de decisiones, las previsiones y la elaboración de presupuestos basándose en los datos contables.

The Strategic CFO añade: “Un controller es responsable de la contabilidad y de mantener los registros de una organización. Otras responsabilidades pueden incluir la gestión de las tecnologías de la información, los seguros, los informes de impuestos sobre las ventas, los informes de impuestos sobre la renta, las auditorías externas y los recursos humanos. En esencia, son responsables del cumplimiento financiero y normativo de la empresa. Piensa en los controllers como los historiadores de la empresa”. 

Sus responsabilidades suelen incluir:

• Supervisar la contabilidad a nivel general.

• Crear políticas internas y controlar los gastos.

• Coordinar a los gestores fiscales externos.

• Abrir cuentas bancarias.

• Asegurarse de que se reciban los pagos de los clientes y otros acreedores.

En algunos casos, además, podrían involucrarse en la gestión de proyectos. En los departamentos de finanzas más modestos, el controlador financiero puede ser también el jefe de Finanzas o el director financiero (CFO). Tienen que gestionar estos dos aspectos de “control”, así como crear informes financieros, elaborar presupuestos y planificar el gasto de la empresa.

Cuando una empresa busca un controller financiero, el campo de acción de su cargo puede variar bastante.

Descripción del puesto de controlador financiero

El controller financiero es un responsable de alto nivel en el equipo financiero. Por eso, normalmente se espera que tengan una amplia experiencia en contabilidad y fiscalidad, además de saber asesorar a otros y asumir la responsabilidad de los registros contables.

Esto no es solo que se le den bien los números; además, deben ser capaces de autogestionarse y de convencer al resto de la empresa para que sigan sus políticas y procedimientos.

Según Randstad: “Al ser el punto de unión entre el departamento financiero y todo el equipo directivo, debes ser un buen comunicador y comprender el negocio en su totalidad, no solo los entresijos de tu propio departamento. Esto significa que un controller financiero necesita grandes dotes de liderazgo, facilidad para las relaciones sociales y algo más que un toque carisma. La necesidad de trabajar en equipo significa que los controllers deben desempeñar su cargo dentro de todo el entorno empresarial. Las llamadas ‘soft skills’ (habilidades blandas) son tan importantes como los números en sí”.

Diferencias entre el control financiero y la contabilidad

Como ya hemos comentado, el controlador participa estrechamente en el proceso contable de la empresa. Y, en muchos casos, llevará a cabo gran parte de la contabilidad diaria.

En las empresas más grandes, no obstante, hay una clara diferencia entre los dos.

Contabilidad

El objetivo de la contabilidad es registrar los datos de las transacciones de la empresa. Esto incluye el dinero que entra y sale de la empresa. Por lo tanto, los contables se ocupan principalmente de registrar las cifras con precisión y de la forma más ordenada posible.

Control de las finanzas

El control financiero se ocupa no solo de garantizar que los datos registrados sean exactos, estén a tiempo y se cumplan las normas establecidas por la organización. Cuando hay una anomalía en los registros, el controlador debe detectarla, averiguar qué ha pasado y hacer un seguimiento con las partes implicadas. El ejemplo más obvio son los gastos: el controller financiero suele encargarse de crear una política de gastos y responsabilizar de ella a los demás.

Tanto los responsables de contabilidad como los de control financiero participan en el proceso de cierre financiero, que consiste en cuadrar las cuentas al final de cada ejercicio fiscal para empezar de cero el siguiente.

Diferencias entre el controller y el director financiero (CFO)

Como se comentó antes, en las empresas pequeñas y medianas, con frecuencia el controller financiero y el director financiero son la misma persona.

El Director Financiero es a la vez el líder del equipo financiero y un miembro de la dirección ejecutiva. Por un lado, tiene que asegurarse de que el equipo financiero funciona bien y de que todo el mundo hace todo el trabajo detallado. Por otro, tiene que tomar decisiones estratégicas para ayudar a la empresa a alcanzar su potencial. Esto puede incluir trabajar mano a mano con el Consejero Delegado y presentar informes al consejo de administración.

Por esta razón, el Director Financiero no es necesariamente un experto en contabilidad. Puede proceder de una consultoría o de un entorno empresarial y ser más experto en cuestiones de eficiencia o planificación financiera.

Pero el controller financiero tiene que ser un experto en contabilidad. Si no es capaz de detectar rápidamente problemas fiscales o de saldo en un libro mayor, no será eficaz en su puesto. Y lo que es más importante, tiene que ser capaz de identificar a los técnicos adecuados para que hagan la mayor parte de este trabajo por él.

Esta cita de un informe de EY resume bien la relación:

"La diferencia entre el CFO y el controller es que el interventor es más como el director de operaciones financieras. Se asegura de que todo funcione bien, de que no haya sorpresas y de que las auditorías sean buenas. El CFO se mantiene al tanto de los números, pero tiene un gran enfoque externo en el posicionamiento de la empresa ante nuestros inversores".

Las claves de un control financiero eficaz

No basta con conocer el puesto de controller financiero. Hay formas claras de ser más eficiente y eficaz en este puesto, y de pasar de ser un mero encargado del tratamiento de datos a un socio empresarial de confianza.

Aquí tienes algunas claves para lograrlo.

Debes automatizar

Como todo contable sabe, registrar las transacciones exige introducir a mano muchos datos. Y no solo la primera vez: si se descubren errores a última hora del día obligan a volver atrás y reintroducir muchos datos.

Como todo contable sabe, el registro de las transacciones financieras sigue requiriendo la introducción manual de muchos datos. Y no sólo la primera vez: los errores descubiertos a última hora del día obligan a volver atrás y reintroducir muchos de los datos que ya se han tratado.

En muchos casos, esto es totalmente innecesario. De hecho, la mayoría de los datos de las transacciones pueden introducirse y copiarse en todos los sistemas sin intervención humana.

Al menos, hay que asegurarse de no introducir los datos más de una vez. Si utilizas varios sistemas -procesamiento de facturas, gestión de gastos y compras, por ejemplo-, todos deberían comunicarse con tus programas de contabilidad y tu CRM. La información debe estar actualizada en todos ellos y no debe depender de ti ni de tu equipo.

Fomenta una comunicación clara

Según el informe de EY, la mayor brecha entre la importancia y el rendimiento de los controllers financieros (según ellos mismos) es la comunicación. Los directores financieros encuestados consideran que las habilidades de comunicación son increíblemente importantes y que su rendimiento en esta área es insuficiente. Le siguen las habilidades de liderazgo y aptitudes de técnicas contables.

Por supuesto, esto implica comunicación dentro del equipo y con los empleados a su cargo. Pero la comunicación con el resto de la empresa es un área en la que siempre hay que trabajar. El departamento financiero depende de otros (ventas, marketing y compras, entre otros) para seguir las políticas y obtener datos útiles.

El gran reto aquí es ayudar a los demás a entender por qué los datos de calidad son tan valiosos, y es necesario establecer canales de comunicación eficientes para transmitirlo. Muchos responsables financieros siguen sin entender que el hecho de que una política esté escrita en algún sitio no significa que los demás vayan a seguirla.

Dales autonomía a otros departamentos

Otro problema importante de muchos procesos en el área de las finanzas es que tienden a depender del departamento financiero en todo momento. Por ejemplo, eso pasa con las facturas. En una empresa típica, se parece un poco a esto:

• Un empleado recibe el servicio de un proveedor (una asesoría, por ejemplo).

• El proveedor emite una factura y la envía al empleado.

• El empleado la envía a su jefe para que la apruebe.

• El jefe aprueba la factura.

• El empleado envía la factura al equipo financiero.

• Un miembro del equipo financiero tiene que extraer la información clave de la factura, introducirla en una herramienta (o en un Excel) y guardarla en el lugar adecuado.

• La factura se paga posteriormente como parte del ciclo normal.

• A continuación, los contables tienen que cotejar la factura con los pagos realizados por la empresa para cerrar los libros.

Supongamos, en cambio, que el empleado pudiera recibir la factura e introducirla él mismo en una herramienta de procesamiento de facturas o de gestión de gastos. No hay que enviar correos electrónicos, el gestor puede aprobar la factura directamente en la aplicación y el equipo financiero no tiene que introducir los datos para nada, hasta llegar a contabilidad.

Y lo que es aún mejor, los empleados aprenden a crear y procesar una factura válida. Esto evita que se repitan los problemas una y otra vez.

Ser estratega y promotor frente a administrador y operador

Un informe interesante de IMA y Deloitte especifica en detalle el papel del controller. Los autores describen la función típica del controller en cuatro categorías principales:

• Administrador: gestiona el riesgo y preserva los activos.

• Operador: mantiene las operaciones financieras eficientes y eficaces.

• Estratega: da forma al futuro de la empresa.

• Promotor: ayuda a impulsar la ejecución.

La mayoría de los controllers desempeñan estas cuatro funciones. Pero, según el informe, la mayoría cree que dedica demasiado tiempo a las dos primeras, las funciones más tradicionales:

Fuente de la imagen: Stepping Outside the Box: Elevating the Role of the Controller (IMA / Deloitte)

La razón más sencilla por la que la mayoría de los controllers financieros no se consideran "controllers estratégicos" es que no se menciona explícitamente en la descripción de sus funciones. Los directores financieros se encargan de la estrategia, y los controladores, de controlar.

Por lo tanto, la mejor forma de hacer que la función de controlador financiero sea más estratégica es incluirla en la descripción del puesto. Haz que la estrategia sea una de las características del controller financiero, ya seas tú o la persona que quieras contratar.

Gestión del gasto para controllers financieros

Como hemos visto, gestionar los gastos de la empresa es un objetivo fundamental para la mayoría de los controllers financieros. Pero los gastos son la principal causa de un proceso de cierre financiero engorroso.

¿Cuál es la razón? Tener muy poca visibilidad de los gastos de la empresa y datos mal formateados desde el principio. Si se espera hasta el final del proceso para ver lo que se ha gastado, siempre se encontrarán "sorpresas" frustrantes y que consumen mucho tiempo cada mes.

En su lugar, la mejor práctica consiste en disponer de un sistema integrado de gestión de gastos que permita ver lo que se gasta en tiempo real. En vez de esperar a que lleguen las reclamaciones de gastos a final de mes, los empleados las presentan directamente desde la cafetería, mientras toman su café. No tienes que estudiar minuciosamente los extractos de las tarjetas de crédito, ya que dispones de un panel de control con cada pago y la persona que lo ha realizado.

Para los contables y controllers, esto cambia las cosas. Un proceso que antes costaba varios días al mes se reduce a unos minutos.