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Politique de confidentialité de Spendesk

Nous attachons une grande importance à l'intégrité de vos données personnelles, et nous nous efforçons donc de les traiter de la façon la plus sécurisée et transparente possible. Cette politique de confidentialité vise à décrire comment nous traitons vos données personnelles dans le cadre de votre utilisation du site Spendesk, et à vous informer sur les droits que vous détenez en conséquence.

Abonnement et utilisation des services

En souscrivant à nos services, en remplissant un formulaire de contact sur notre site internet (www.spendesk.com) ou sur d'autres sites nous appartenant (Spendesk SAS), ou de manière plus générale en utilisant nos services, vous reconnaissez que nous avons accès aux informations fournies lors de la création de vos comptes, ainsi que certaines informations sur les paiements effectués directement avec votre carte Spendesk ou enregistrés sur notre site. De plus, Spendesk peut collecter, traiter, stocker et/ou utiliser toute donnée personnelle ainsi fournie conformément à la politique définie ci-dessous.

Nous pouvons traiter les données personnelles que nous recueillons aux fins décrites dans la Politique de confidentialité ci-dessous et ainsi agir en tant que contrôleur de données pour ces fins limitées. Toutefois, votre entreprise est considérée comme le responsable du traitement au sens de la réglementation générale sur la protection des données (ci-après dénommée « GDPR » pour General Data Protection Regulation), et nous agissons uniquement en tant que responsable du traitement des données, en ce qui concerne le traitement de vos informations dans le but de fournir les services pour lesquels vous avez souscrits.

En cette qualité et dans le cadre des services, votre entreprise est notamment responsable de :

faire toutes les déclarations nécessaires auprès de l'autorité compétente en matière de protection des données respecter les obligations qui lui incombent en tant que responsable du traitement en vertu de l'ensemble des lois et règlements applicables, en vous informant de leurs pratiques en matière de traitement des données et, si nécessaire, en obtenant votre consentement explicite lors de la collecte de vos données personnelles, s'assurer qu'ils ont le pouvoir d'utiliser les données personnelles collectées conformément aux finalités définies et s'abstenir de toute utilisation non autorisée.

Votre entreprise est également responsable de vous fournir des informations sur la manière dont elle traite vos données personnelles pour ses propres besoins, y compris pour l'administration et la gestion des dépenses et des remboursements. Ces informations peuvent être incluses dans la politique de confidentialité des Ressources Humaines de votre entreprise ou dans toute autre politique qui vous est fournie avant que vous n'utilisiez le site internet. Toute réclamation contre votre entreprise doit être faite selon la procédure décrite dans la politique de votre entreprise.

Les cartes de paiement que les services de Spendesk vous permettent d'utiliser sont émises par « Transact Payments Limited », sous licence de la Gibraltar Financial Services Commission, dont le siège social est situé au 6.20 World Trade Center, 6 Bayside Road, Gibraltar, GX11 1AA et dont le numéro d’immatriculation est 108217. Cette dernière recevra également vos données personnelles en tant que contrôleur à cette fin. Pour plus d'informations sur leur utilisation de vos données personnelles, veuillez consulter leur politique de confidentialité disponible ici.

Identité et coordonnées

Les données personnelles sont collectées sur notre site par la société Spendesk SAS, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro de SIRET 821 893 286, dont le siège social est situé 9 Rue Ambroise Thomas, 75009 Paris, France.

Vous pouvez déposer plainte, si la manière dont nous traitons vos données personnelles ne vous convient pas, auprès de l’autorité de contrôle de votre zone géographique (pour la France, la CNIL).

Données collectées sur le site

Les données personnelles sont collectées lorsque vous vous inscrivez en tant qu'utilisateur et que vous utilisez nos services. Cela peut inclure des informations sur qui vous êtes et comment vous contacter, des données de navigation et d'autres données techniques collectées automatiquement grâce à votre activité sur le site internet, des informations sur les transactions que vous enregistrez via votre carte Spendesk et/ou le site internet (y compris l'historique des achats, reçus, montants, etc.), des informations professionnelles sur votre identification dans votre entreprise, votre rôle et équipe, toute demande, information sur votre abonnement et/ou compte et toute carte en votre possession, les politiques de dépenses et vos échanges avec nos équipes.

Veuillez vous assurer que les informations ou documents que vous téléchargez sur le site internet ne contiennent pas de données personnelles sensibles, telles que des identifiants gouvernementaux (par exemple des numéros de sécurité sociale, de permis de conduire ou d'impôts), des numéros complets de carte de crédit ou de carte bancaire personnelle, des dossiers médicaux ou des détails liés aux demandes de soins ou de traitement associées aux personnes privées. Par exception, si vous êtes un manager ou un titulaire d'un compte d'entreprise, nous pourrions avoir besoin d’une preuve de votre identité, conformément à nos modalités, afin de vérifier votre identité et de vous fournir nos services en toute sécurité et conformément aux lois applicables.

Vous êtes responsable de vous assurer que tout tiers dont les données personnelles sont entrées dans nos services par vous ou par votre utilisation d'une carte Spendesk a été correctement informé et a consenti à ce que ses données personnelles soient collectées.

Finalités du traitement et base juridique

Le but principal de la collecte de vos données personnelles est de vous offrir une expérience optimale, efficace et personnalisée lorsque vous utilisez nos services. À cette fin, vous reconnaissez que nous pouvons utiliser vos données personnelles, sur la base de notre intérêt légitime à offrir des services de haute qualité et à développer nos relations clients afin de : personnaliser, évaluer et améliorer nos services, contenus et matériels analyser le volume et l'historique de votre utilisation de nos services suggérer des conseils adaptés à votre usage vous informer sur nos services, toute mise à jour et tout nouveau service susceptible de vous intéresser

Bulletin d'information et courriels marketing

Vous pouvez vous désabonner de toute newsletter et de tout email Marketing que nous pouvons vous envoyer à tout moment en suivant le lien de désabonnement inclu dans chaque newsletter et email Marketing qui vous est envoyé par Spendesk.

Suivi des courriels

Sans le faire systématiquement, nous pouvons analyser et suivre les taux de clics et le nombre d'emails envoyés que vous ouvrez pour évaluer les performances de nos campagnes d'emailing.

Témoignages

Avec votre consentement, Spendesk peut publier sur son site une liste de Clients & de Témoignages avec des informations sur votre entreprise, votre nom et votre poste. Spendesk ne publiera de tels témoignages sur son site internet sans votre consentement explicite.

Divulgations de tiers

Certaines données personnelles vous concernant collectées sur notre site internet peuvent être transmises aux sociétés partenaires de Spendesk ou à des fournisseurs tiers afin que nous puissions obtenir de l'aide et du soutien dans le cadre de la prestation de nos services. Spendesk s'assure qu'elle a mis en place des exigences claires en matière de protection des données pour tous ses fournisseurs tiers.

Spendesk ne vend ni ne loue vos données personnelles à des tiers à des fins de marketing.

Spendesk ne divulgue pas autrement vos données personnelles à des tiers, sauf si : (1) vous (ou le titulaire de votre compte agissant en votre nom) en demandez ou en autorisez la divulgation ; (2) la divulgation est nécessaire pour traiter les transactions ou fournir les services que vous avez demandés ; (3) Spendesk est obligé à le faire par une autorité gouvernementale ou un organisme de réglementation, dans le cas d'une ordonnance judiciaire, une citation à comparaître devant un tribunal ou toute autre réquisition similaire d'un gouvernement ou du pouvoir judiciaire, ou pour établir ou défendre une demande légale ; ou (4) la divulgation est nécessaire pour respecter les obligations juridiques et/ou réglementaires de Spendesk.

Spendesk vous informera immédiatement, dans la mesure où nous y sommes légalement autorisés, en cas de toute demande émanant d'une autorité administrative ou judiciaire concernant vos données personnelles.

Vos droits en matière de protection des données

Vous pouvez à tout moment modifier vos données personnelles d'identification (titre, prénom, nom, email, numéro de téléphone, mot de passe) en vous connectant dans la rubrique "Mon profil" de votre compte.

Conformément à la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et, à compter du 25 mai 2018, au GDPR, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, de demande de portabilité, de suppression et/ou d'opposition au traitement de vos données personnelles, dans les conditions prévues par le GDPR.

Vous pouvez demander à exercer vos droits en nous envoyant un courriel à privacy@spendesk.com. Nous accuserons réception de votre demande en quelques jours mais nous pourrions avoir besoin de 30 jours pour vous informer de notre décision de la traiter ou non (à moins que des circonstances particulières justifiant un délai de traitement plus long s'appliquent, auquel cas vous en serez informé). Nous pouvons exiger que votre demande soit accompagnée d'une photocopie d'une preuve d'identité.

De plus, dans le cas où un tiers dont les données personnelles que vous avez incluses dans les données que vous entrez dans nos services demande à exercer ses droits de protection des données, nous honorerons cette demande après vérification appropriée et vous informerons de toute conséquence sur les données dont vous disposez.

Cookies/Tracking

En règle générale, Spendesk utilise des cookies pour améliorer et personnaliser son site internet et/ou mesurer son audience. Les cookies sont des fichiers enregistrés sur le disque dur de votre ordinateur lorsque vous naviguez sur Internet et en particulier sur notre site. Un cookie n'est pas utilisé pour collecter vos données personnelles à votre insu mais pour enregistrer des informations sur la navigation du site qui peuvent être lues directement par Spendesk lors de vos visites et recherches ultérieures sur le site.

Les cookies utilisés par Spendesk sont destinés à permettre ou à faciliter la communication, à permettre la fourniture des services demandés par les utilisateurs, à reconnaître les utilisateurs lorsqu'ils revisitent le site, à stocker les premiers référents de trafic, à enregistrer les sessions connectées, à mesurer l'impact des campagnes publicitaires et à permettre à Spendesk, en interne, de réaliser des analyses des taux de clics et de navigation afin d'améliorer le contenu et de suivre les taux d'ouverture, le taux de clic et le taux de « bounce-back » au niveau individuel des emails.

Par défaut, les cookies ne s'installent pas automatiquement (à l'exception des cookies nécessaires au fonctionnement du site et des services de Spendesk), et votre consentement est demandé avant l'installation par le biais d'une bannière, conformément à la réglementation applicable. Vous pouvez donner implicitement votre consentement en poursuivant votre navigation sur le site après avoir été informé de l'utilisation de cookies.

Vous pouvez choisir de refuser l'acceptation d'un ou de tous les cookies, mais selon les cookies que vous choisissez de refuser, votre expérience du site internet peut se détériorer.

Pour vous opposer à l'utilisation des cookies utilisés sur notre Site, veuillez vous référer aux liens fournis dans le tableau ci-dessous :

Cookies d'analyse et de personnalisation

Ces cookies collectent des informations qui sont utilisées soit sous forme agrégée pour nous aider à comprendre l’utilisation de nos sites internets, l’efficacité de nos campagnes de marketing ou alors pour nous aider à personnaliser notre site internet pour vous.

Fait par Finalité Description
Google Analytics Utilisé pour mesurer votre interaction avec notre site internet. Se désinscrire
Mixpanel Utilisé pour mesurer votre interaction avec notre site internet. Opt-out
Fullstory Utilisé pour enregistrer les sessions connectées et aider au débogage et à l'amélioration de notre site internet. Se désinscrire
Hubspot Utilisé pour mesurer votre interaction avec notre site internet. Se désinscrire
Salesloft Utilisé pour se rappeler des premières visites UTMs. Lien de désinscription dans chaque email.
Segment Utilisé pour permettre l'analyse et les fonctionnalités de tous les autres outils, y compris Segment. Se désinscrire
Spendesk Utilisé pour se rappeler des premières visites UTMs. Se désinscrire
Appvizer Utilisé pour mesurer votre interaction avec notre site internet. Se désinscrire

Cookies de performance et de fonctionnalité.

Ces cookies sont utilisés pour améliorer les performances et les fonctionnalités de notre site internet.

Fait par Finalité Désinscription
Intercom Utilisé pour permettre des conversations personnalisées. Se désinscrire
Wootric Utilisé pour permettre la réalisation d'enquêtes de satisfaction. Se désinscrire

Cookies publicitaires

Ces cookies sont utilisés pour rendre les messages publicitaires plus pertinents pour vous. Ils exécutent des fonctions telles que l’évitement de la réapparition continue d'une même publicité, l'affichage correct des publicités pour les annonceurs et, dans certains cas, la sélection de publicités en fonction de vos intérêts.

Fait par Finalité Désinscription
Linkedin Re-ciblage Pixel. Se désinscrire
Facebook Re-ciblage Pixel. Se désinscrire
Adwords Cookies publicitaires. Se désinscrire

Période de conservation des données

Spendesk conserve les données personnelles qu'elle recueille à votre sujet dans des bases de données, des fichiers journaux ou d'autres types de fichiers aussi longtemps que vous utilisez nos services, et conformément à la réglementation en vigueur.

Spendesk ne s'engage en aucun cas à conserver toutes vos données indéfiniment. Vous pouvez accéder à certaines données tant que vous êtes titulaire d'un compte actif chez nous et pour une période qui varie selon le type de données concernées et le régime souscrit, ainsi que selon les instructions de votre employeur, mais en aucun cas plus d'un an après la fermeture de votre compte. Les données peuvent être supprimées à tout moment pendant l'utilisation active de votre compte conformément aux dispositions énoncées ci-dessus et/ou aux conditions d'utilisation. Nous pouvons continuer à utiliser des données non identifiables qui ont été agrégées à des fins d'analyse au-delà de cette période.

Lieu de stockage et de transfert des données

Les serveurs sur lesquels Spendesk traite et stocke ses bases de données sont situés exclusivement en Union européenne (Irlande). Toutefois, certaines données peuvent transiter et être stockées en dehors de l'Union européenne via l'utilisation de certains processeurs tiers situés aux États-Unis. Tout transfert vers ces tiers sera protégé par des cadres adéquats tels qu'une certification Privacy Shield ou un accord de transfert de données basé sur les clauses de la Commission européenne.

Sécurité

Dans le cadre de ses services, Spendesk accorde la plus haute importance à la sécurité et à l'intégrité des données personnelles de ses clients.

Ainsi, et conformément au GDPR, Spendesk s'engage à prendre toutes les précautions nécessaires afin de préserver la sécurité des données et, en particulier, de les protéger contre toute destruction accidentelle ou illicite, perte accidentelle, corruption, diffusion ou accès non autorisé, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite ou divulgation à des personnes non autorisées.

À cette fin, Spendesk met en œuvre des mesures de sécurité conformes aux normes de notre industrie pour protéger les données personnelles contre la divulgation non autorisée.

De plus, afin d'éviter notamment tout accès non autorisé, de garantir l'exactitude et la bonne utilisation des données, Spendesk a mis en place les procédures électroniques, physiques et de gestion appropriées en vue de sauvegarder et préserver les données recueillies par le biais de ses services.

Néanmoins, il n'y a pas de sécurité absolue contre le piratage ou les pirates informatiques. C'est pourquoi, en cas de violation de la sécurité portant atteinte à vos droits, Spendesk s'engage à vous en informer sans délai et à s’efforcer de prendre toutes les mesures en son pouvoir pour neutraliser l'intrusion et minimiser ses impacts.

Modifications de la politique de confidentialité

Cette politique de confidentialité peut être modifiée à tout moment, notamment à la suite de modifications apportées aux lois et règlements en vigueur, ou si nous apportons des améliorations, ajouts ou modifications dues à nos pratiques concernant vos données personnelles. Nous vous tiendrons au courant de tout changement important en temps utile.

Si vous avez des questions concernant cette politique de confidentialité, n'hésitez pas à nous envoyer un email directement à : hello@spendesk.com ou contactez-nous par la poste à : Spendesk SAS, 45 rue de Paradis, 75010 Paris.

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