La gestion des notes de frais qui simplifie vraiment le travail de la finance
Les petites dépenses génèrent souvent plus de travail administratif qu’on ne l’imagine. Les déclarations arrivent en retard. Les justificatifs manquent. Les règles sont contrôlées à la main. Et les remboursements sont gérés à part. Spendesk centralise les notes de frais, les justificatifs, les validations et les remboursements dans un même parcours, pour aider la finance à avancer avec des données plus fiables, des validations plus rapides et moins de rattrapage en clôture.
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Gérez les déclarations plus rapidement
Donnez à vos collaborateurs un moyen simple de déclarer leurs dépenses, sans laisser passer plusieurs jours avant d’ajouter leurs justificatifs.
Collectez les justificatifs plus tôt
Ajoutez le justificatif au moment de la dépense, pas quand la finance doit relancer.
Intégrez les règles au workflow
Intégrez règles et validations directement au parcours, pour garder la gestion des notes de frais sous contrôle, à mesure que l’entreprise se développe.
Traitez les remboursements sans alourdir le process
Remboursez les collaborateurs dans Spendesk et chaque remboursement reste lié à la dépense d’origine.
Les notes de frais doivent se gérer dès la dépense, pas en fin de mois
Quand les collaborateurs attendent trop longtemps avant de déclarer une dépense, la charge revient à la finance. Les justificatifs se perdent, les détails s’oublient, et il faut relancer en clôture pour reconstituer des informations qui auraient dû être saisies dès le départ.
Spendesk simplifie la gestion des notes de frais dès la dépense. Les collaborateurs peuvent prendre leur justificatif en photo et envoyer leur note depuis leur téléphone en quelques secondes. La finance récupère les informations plus tôt, tant qu’elles sont encore fraîches, fiables et faciles à vérifier.
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Intégrez la politique de dépenses directement au workflow, pas dans un document que personne n’ouvre
Une bonne gestion des notes de frais ne consiste pas seulement à collecter les déclarations. Elle repose aussi sur des règles claires, intégrées dès le départ pour éviter que les erreurs ne s’accumulent. Avec Spendesk, la finance définit les plafonds, les circuits de validation et les règles à suivre directement dans le parcours, pour que chacun sache ce qu’il doit faire à chaque étape.
Résultat : moins d’allers-retours inutiles, moins de dépenses non conformes, et plus de contrôle pour la finance, sans devoir vérifier chaque dépense à la main.
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Repérez les justificatifs manquants et les anomalies avant qu’ils ne compliquent le travail de la finance
Les notes de frais se compliquent souvent au même moment : les déclarations arrivent en retard, les justificatifs manquent, des doublons passent entre les mailles du filet, et certaines dépenses ne sont pas conformes. Spendesk donne à la finance une visibilité en temps réel sur ce qui a été soumis, ce qui manque encore, et ce qui doit être vérifié, avant que ces sujets ne se transforment en rattrapage.
La finance garde ainsi la main, dispose de dossiers plus complets, et passe moins de temps à relancer ensuite. Les équipes envoient aussi leurs justificatifs plus rapidement : selon Spendesk, 98 % d’entre eux sont transmis en moins de 2 jours.
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Remboursez vos collaborateurs sans sortir du circuit des notes de frais
Soumettre une note de frais ne suffit pas. Il faut aussi rembourser le collaborateur, tout en gardant une trace claire du paiement. Avec Spendesk, les remboursements se font directement depuis la plateforme, pour que chaque paiement reste lié à la dépense, à son justificatif et à son historique de validation.
Moins de contournements. Moins d’étapes manuelles. Et un rapprochement plus simple quand vient la clôture.
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Centralisez vos notes de frais, cartes, factures et budgets au même endroit
La gestion des notes de frais fonctionne mieux lorsqu’elle s’intègre à une vision plus large de la finance. Spendesk réunit notes de frais, cartes, factures, validations et budgets au même endroit, pour permettre à la finance de voir comment les dépenses des collaborateurs s’inscrivent dans les dépenses globales de l’entreprise, sans jongler entre plusieurs outils.
C’est essentiel, parce que la finance ne traite pas les dépenses comme un sujet à part. Elle gère un ensemble continu, entre déclarations, validations, remboursements et reporting. Spendesk donne 100 % de visibilité sur les dépenses opérationnelles et permet aux équipes d’agir à partir de données en temps réel, pas une fois qu’il est trop tard.
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Martin Pannier Product @Iziwork
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Gabrièle de Lamaze Head of Customer Success @Plezi
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Aaron Townsend Financial Controller @ Habito
Une gestion des notes de frais qui simplifie la vie de chaque équipe
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Passez à une gestion des notes de frais qui allège vraiment le travail de la finance
Spendesk permet à vos collaborateurs de déclarer leurs dépenses plus simplement, et donne à la finance le contrôle, la visibilité et la fiabilité nécessaires pour gérer l’ensemble plus sereinement. Réservez une démo pour voir comment Spendesk simplifie la gestion des notes de frais, de la déclaration au remboursement.