Spendesk est un outil puissant qui évolue très bien en même temps que notre entreprise.

Une solution adaptée aux ambitions d'Agicap

Avant la mise en place de Spendesk, le processus de gestion des dépenses d'Agicap ne répondait pas à leur attentes en matière d'accompagnement de la croissance : manque de flexibilité, complexité des outils et centralisation des pouvoirs qui ne laissait pas beaucoup d'autonomie pour leur evolution rapide. Heureusement, la vision globale sur tout le processus d'achat de Spendesk rend tous les sujets plus simple.

Découvrez le témoignage complet de Nicolas et Aymeric

"On cherchait un outil qui s’occupe de la gestion des dépenses de bout en bout, un outil unique. C’est pour ça qu’on a choisi Spendesk !"

Nicolas utilise quotidiennement Spendesk pour contrôler les flux de trésorerie, gérer les notes de frais, les factures fournisseurs, et de manière générale l’ensemble des dépenses d’Agicap. Spendesk est également son outil de prédilection pour lui permettre d’échanger facilement avec Aymeric, DAF à temps partagé d’Acting Finance.

Le besoin d’une solution qui évolue avec sa forte croissance

"Spendesk est un outil puissant qui évolue très bien en même temps que notre entreprise."

Au tout début, en 2019, Spendesk était uniquement utilisé par les responsables d’équipes. Ces derniers étaient donc en charge de l’ensemble des achats de leur équipe. Mais avec la forte croissance de l’entreprise, ce système devenait de plus en plus difficile à gérer et les équipes avaient besoin de plus de flexibilité.

"Nous souhaitions décentraliser une partie des dépenses pour être plus agiles."

Et cette décentralisation est très facile à mettre en place grâce aux différents moyens de paiement de Spendesk, modernes, sécurisés et connectés. Ils permettent aux collaborateurs d’être plus autonomes, sans pour autant que l’équipe administrative et financière ne perde le contrôle.

De nombreux avantages qui répondent aux besoins de l’équipe finance

Ce que Nicolas et Aymeric Bordet (DAF à temps partagé) aiment particulièrement avec Spendesk, c’est le fait de centraliser l’intégralité des mouvements de cash au même endroit.

Chaque flux et dépense est identifié en temps réel et la catégorisation par équipe et type de dépenses est vraiment très simple. Ce qui fait gagner un temps considérable sur le reporting ainsi que sur la clôture comptable chaque mois.

Ils ont donc tout deux une vision globale et en temps réel des dépenses de l’entreprise, et peuvent piloter les dépenses instantanément. Désormais ils n’ont plus à attendre le traitement comptable à J+15, et n’ont plus de mauvaises surprises à la fin du mois.

Une vision améliorée pour des décisions plus éclairées

Dans ce sens, les outils analytiques de Spendesk leur permettent de prendre des décisions en connaissance de cause pour l’avenir de l’entreprise.

Le quotidien de l’équipe administrative et financière s’est amélioré grâce aux différents tableaux de bords et indicateurs de Spendesk, Nicolas et Aymeric identifient facilement les différentes transactions au sein de l’entreprise, et vont pouvoir agir sur certaines d’entre elles.

Par exemple la gestion des abonnements est bien plus simple désormais chez Agicap. Tous sont centralisés dans un seul tableau de bord, où on va pouvoir mettre en pause ou supprimer les abonnements inutilisés. Ce qui évite ainsi de payer indéfiniment pour un outil qui n’est plus du tout utilisé en interne.

La sécurité au coeur de l'expertise Spendesk

Les risques sont aussi bien plus simples à identifier d’après Nicolas, ce qui est un réel atout pour la santé et sécurité de l’entreprise sur le court, moyen et long terme.

Tous ces indicateurs permettent à Nicolas de faire des points hebdomadaires et mensuels avec Aymeric afin de travailler les affectations analytiques et gérer les factures fournisseurs des très nombreux outils dont il dispose.

"En moyenne, j’économise 20% de mon temps précédemment alloué à la gestion des dépenses d’Agicap."

En conclusion, le temps gagné par Nicolas lui permet de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et ainsi d’être plus efficace au quotidien. Sans compter que ce temps économisé représente des économies financières conséquentes sur le long terme pour Agicap.