Beleg

Beleg ist ein Sammelbegriff

Quittungen, Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Kassenbelege (auch als Kassenzettel und Kassenbon bekannt), Entnahmebelege, Bewirtungsbelege und Eigenbelege … sie alle werden unter dem Begriff „Beleg" zusammengefasst. Und eines haben sie gemeinsam: Sie dokumentieren Geschäftsvorfälle – also Geschehnisse, die einen Einfluss auf die Vermögenssituation eines Unternehmens haben.

Welche Pflichtangaben ein Beleg enthalten muss, um gültig zu sein, hängt von der Belegart und der höhe des Betrags ab. Ganz allgemein muss jede Art von Beleg mindestens folgende Angaben enthalten:

• Ausstellungsdatum

• Angaben zum Aussteller (mind. Name und Adresse)

• Belegnummer

• Anfallender Betrag inkl. Steuern – und aus welchen Leistungen / Produkten sich dieser ergibt

• Umsatz- bzw. Mehrwertsteuersatz oder ein Hinweis aus Befreiung von dieser

Übrigens: In Deutschland ist die Amtssprache Deutsch. Daher sind Belege auf Schwedisch, Türkisch oder sogar Englisch leider bei einer Betriebsprüfung nicht ausreichend. Unternehmen sollten daher darauf achten, ihre Belege in deutscher Sprache zu erstellen. Verlangen Kunden im Ausland Rechnungen in anderen Sprachen, sind zweisprachige Rechnungen oder beglaubigte Übersetzungen mögliche Lösungen.

Belege dürfen auch digital gespeichert werden

Belege dürfen in Deutschland digital gespeichert werden. Was genau dabei zu beachten ist, regeln die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD), eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen.

Es ist mittlerweile erlaubt, den Originalbeleg nach dem Digitalisieren zu vernichten und die Buchhaltung somit komplett digital auszurichten.

So heißt es dort in den GoBD:

„Nach dem Einscannen dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind.”

Die meisten modernen Unternehmen verschicken ihre eigenen Rechnungen längst per E-Mail und vermeiden es, Finanzdokumente auszudrucken. Trotzdem lässt sich der ein oder andere Bon aus Papier nicht vermeiden. Buchungsbelege aus Papier können per Scan oder Foto erfasst und danach entsprechend weiterverarbeitet werden.

Diese Regeln gelten bei der Digitalisierung von Belegen

Beim Scannen oder Abfotografieren von Belegen müssen Unternehmen ein paar Grundregeln beachten, um GoBD-konform zu arbeiten und Probleme bei einer Betriebsprüfung zu vermeiden.

Die vier Grundregeln der GoBD lauten: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit.

Zunächst müssen die Belege in ihrer digitalisierten Form selbstverständlich lesbar sein (die Scan- oder Fotoqualität muss entsprechen hoch sein), die Farben des Originals müssen wiedergegeben werden und die Belege müssen eindeutig serialisiert werden (z.B. durch die Erfassung der Rechnungsnummer). Außerdem dürfen Belege nicht unbemerkt verändert werden können. Für digitale Belege gelten dieselben Aufbewahrungspflichten wie für ihr Pendant aus Papier. In der Regel liegt diese Aufbewahrungsfrist bei zehn Jahren.

So unterscheiden sich externe und interne Belege

Externe Belege (auch als Fremdbelege bekannt) sind Belege, die Sie von Dritten erhalten oder für Dritte erstellen. Gängige Beispiele sind:

• Rechnungen

• Quittungen

• Bankbelege

• Steuerbescheide vom Finanzamt

Interne Belege hingegen werden vom Unternehmen selbst erstellt und sind in der Regel auch nicht für die Augen Externen gedacht – abgesehen von Steuerbevollmächtigten und Finanzbehörden. Beispiele für interne Belege (oder Eigenbelege) sind:

• Inventurlisten

• Gehaltslisten

• Durchschriften von Ausgangsrechnungen

• Belege über Stornos und Umbuchungen

Eigenbelege werden zudem genutzt, um Geschäftsvorfälle ohne Belegausgabe zu dokumentieren. Dazu gehören Trinkgelder, die nicht auf Bewirtungsbelegen aufgeführt sind (also zum Beispiel Trinkgeld für den Portier) und Zahlungen an Münzautomaten wie Telefonzellen oder Schließfächern.

Eine Unterkategorie interner Belege sind Ersatz- bzw. Notbelege. Diese können Unternehmen in Ausnahmefällen nutzen, um verloren gegangene Zahlungsbelege zu ersetzen. Das sollte allerdings die absolute Ausnahme bleiben.

Finanzteams verschwenden viel Zeit mit der Belegsuche

Ohne Belege können wichtige Aufgaben wie die Erstellung von Monatsabschlüssen und Umsatzsteuervoranmeldungen nicht erledigt werden.

Und die pünktliche Erfassung von Belegen hat noch weitere Vorteile:

• Echtzeitinformationen zu Ausgaben nach Kategorie, Team oder Mitarbeiter

• Abgleich realer Ausgaben mit Ausgabenlimits und Budgets

• Immer aktuelle Reportings und Analysen (z. B. Abgleich der Ausgaben in Q1 und Q2)

Leider gehört es für viele Finanzteams zum Berufsalltag, fehlenden Belegen hinterherzulaufen und Mitarbeiter per E-Mail oder Slack daran zu erinnern, Spesenabrechnungen oder Belege für Abo-Zahlungen pünktlich einzureichen. Kommt Ihnen das bekannt vor?

Unsere Software für Ausgabenmanagement macht es Ihren Mitarbeitern denkbar einfach, Belege direkt zu erfassen. Mit der Spendesk-App geht das sogar von unterwegs und Finanzteams können Mitarbeiter dank automatisierten Erinnerungen auf fehlende Belege hinweisen. Und dank (Prepaid-)Debitkarten sehen Sie jede Zahlung in Echtzeit.