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OneFootball ist nach eigener Aussage die „beliebteste Fußball-Medienplattform für die neue Generation von Fußballfans”. Mehr als 300 Mitarbeiter zählt das 2008 gegründete Start-up mittlerweile in seinen Büros in Berlin, London und Singapur. An Fußballbegeisterung führt auch im Finanzteam des Unternehmens kein Weg vorbei.
Ein fußballbegeistertes Finanzteam
Nadine Dolinsky, Junior Controller, hat selbst acht Jahre lang Fußball gespielt. Ihre Kollegin Dora Sütö, Travel Managerin & Accounting Assistentin, hat ihre Sommer mit Kinderbetreuung bei Fußballfestivals verbracht. „Ich verfolge große Events wie die Europameisterschaft, aber eigentlich ist mir der Jugendfußball nach wie vor lieber, das ist noch etwas unschuldiger”, erzählt Dora. Aber zurück zum eigentlichen Thema: Ausgabenmanagement.
Nadine arbeitet seit drei Jahren im Finanzteam von OneFootball, das in die Funktionsbereiche Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Travel Management & Controlling aufgeteilt ist. Sie hat als Accounting Manager bei OneFootball angefangen und in dieser Zeit auch die Einführung von Spendesk begleitet. Daher erinnert sich Nadine noch gut an die Zeiten vor Spendesk.
Lange Kreditkartenabrechnungen & fehlende Belege
„Bevor wir Spendesk eingeführt haben, hatten wir mehrere Kreditkarten von C-Levels im Umlauf – das war ziemlich anstrengend”, erinnert sich Nadine. „Im Finanzteam haber wir erst am Monatsende gesehen, was ausgegeben wurde und es war oft nicht klar, wer die Ausgaben eigentlich freigegeben hatte.” Ganz zu schweigen von den fehlenden Belegen.
Aus diesem Grund nutzt OneFootball Spendesk heute hauptsächlich, um den Mitarbeitern mit virtuellen Kreditkarten ein sicheres Zahlungsmittel für Online-Ausgaben zur Verfügung zu stellen. „Manche Teams, wie z.B. Marketing, müssen oft sehr kurzfristig etwas bestellen, und brauchen dann sofort eine Karte. Spendesk erleichtert die ganze Prozedur”, erzählt Dora.
Ziel: Alle Ausgaben in einem Tool
Monatliche Abonnements werden bei OneFootball ebenfalls über Spendesk abgewickelt. Einige physische Karten sind auch im Umlauf. Perspektivisch arbeitet das Finanzteam darauf hin, in Zukunft auch Reisekosten wie Verpflegungsmehraufwand oder Kilometergeld über Spendesk abzuwickeln. Dafür wird derzeit noch ein anderes Tool verwendet. „Es wäre natürlich ideal, wenn wir alles über ein Tool laufen lassen können”, sagt Nadine.
Von den Mitarbeitern außerhalb des Finanzteams wurde Spendesk ebenfalls gut aufgenommen: „Insgesamt ist das Feedback der Kollegen sehr positiv. Spendesk ist als Tool einfach zu verstehen”, erzählt Dora. Das Finanzteam hat dank den Spendesk-Dashboards einen besseren Überblick darüber, wer wofür bezahlt hat – und das frühzeitig und nicht erst am Monatsende.
Zeitersparnis dank DATEV-Integration
Dora schätzt, dass sie am Monatsende im Durchschnitt mindestens einen halben Tag Zeit spart. „Bevor wir Spendesk eingeführt haben, war die Kreditkartenabrechnung am Monatsende mehrere Seiten lang”, erinnert sich Nadine. „Jetzt können wir außerdem alle Daten direkt von Spendesk in DATEV ziehen.”
Auf die Frage, ob sie Spendesk weiterempfehlen würde, antwortet Dora: „Ja, 100%”. Auch Nadine fasst sich kurz. Ihre Antwort: „Absolut.”
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