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Könnten Sie mir zunächst ein wenig über SumUp erzählen?
SumUp hat das Ziel weltweit der führende Anbieter von Mobile Point of Sale (mPOS) zu sein. Das Unternehmen hat Niederlassungen auf der ganzen Welt, in Europa, Brasilien, Chile, den USA. Unsere größte Niederlassung ist in Deutschland. Unsere Finanzabteilung hat ihren Sitz in Sofia und ist für die Buchhaltung aller Unternehmen in Europa zuständig.
Wie ist das Finanzteam strukturiert?
Wir sind ein kleines Team von fünf Buchhaltern, die alle Zahlungen der verschiedenen Unternehmen bearbeiten.
Wie haben Sie die Ausgaben verwaltet, bevor Sie Spendesk eingeführt haben?
Es war sehr schwierig, Zahlungsbelege zu erhalten. Wir haben viel Zeit damit verbracht, den Teams hinterherzutelefonieren, um Belege einzusammeln. Das hat die Berichterstattung und die Buchhaltung ständig verzögert. Ein weiteres Problem war, dass wir Leute hatten, die ihre Karte teilten: Manchmal wurde eine einzige Karte von zehn Personen benutzt, sodass es noch schwieriger war, die Belege zu sammeln und nachzuvollziehen, welches Team wie viel Geld wofür ausgegeben hat.
Warum hatten Sie sich ursprünglich für Spendesk entschieden?
Es war eine Mischung aus verschiedenen Gründen. Der erste war natürlich, Belege zu sammeln und eine bessere Übersicht über unsere Ausgaben in Europa zu haben. Daneben wollten wir auch eine globale Struktur: Es war sehr wichtig für uns, einen klaren Genehmigungsprozess, eine klare Hierarchie und eine klare Struktur zu haben.
Was ist der größte Vorteil für Sie und Ihr Team?
Der größte Vorteil für mich ist die neue Transparenz und Kontrolle, die ich über Ausgaben von Mitarbeitern habe. Daneben sparen auch unsere Mitarbeiter viel Zeit mit Spendesk.
Was hat sich durch Spendesk geändert?
Spendesk hat uns eine Zeiteinsparung von mehreren Tagen gebracht: Wir haben uns vorher immer darum bemüht, die Zeit zwischen Monatsende und Monatsabschluss zu verkürzen. Fakt ist, dass wir vor Spendesk den Abschluss nie vor Ende des Folgemonats geschafft haben. Jetzt ist das kein Problem mehr, denn wir müssen den Teams nicht mehr wegen der Belege hinterherlaufen. Die Benutzer wissen, dass jede Ausgabe individuell abgefragt werden kann, sodass sie viel verantwortungsbewusster damit umgehen und darauf achten ihre Belege immer anzuhängen. Und falls doch einmal ein Beleg fehlt, wissen wir bereits an welchen Mitarbeiter wir uns wenden müssen.
Neben der großen Zeitersparnis beeindruckt uns an Spendesk, dass es uns bei der Organisation unserer Finanzabläufe sehr geholfen hat: Wir haben jetzt die richtigen Genehmigungsabläufe für jede Ausgabe, wir haben alles nach Teams und nach Kostenstellen organisiert. Es wäre sehr schwierig gewesen, dieses System einzurichten - aber mit Spendesk war es ganz einfach, fast intuitiv.
Gibt es auch unerwartete Vorteile durch die Nutzung von Spendesk?
Ich bin beeindruckt von der Einfachheit und der Benutzerfreundlichkeit von Spendesk. Die Plattform hat viele Funktionen und man kann mühelos zwischen ihnen wechseln. Dies ist sehr hilfreich für mein Team und mich, da wir uns nicht mühsam in die Lösung einarbeiten mussten. Daneben haben wir auch viele Benutzer, die von der Einfachheit begeistert sind. Unsere Mitarbeiter wollen nur klicken und bezahlen – fertig. Diese Einfachheit ist eine sehr angenehme Überraschung.
Wie hat Ihnen Spendesk bei Ihrer täglichen Arbeit geholfen?
Es hilft mir sehr, weil ich einfache Berichte erstellen kann und einen sauberen Kontrollprozess einrichten konnte. Jetzt kann mein Team mühelos die Buchhaltung im Nachgang aufbereiten.
Welche Funktion bringt Ihnen besonderen Mehrwert?
Spendesk ist in seiner Gesamtheit eine große Hilfe. Wenn ich eine spezielle Funktion besonders hervorheben müsste, würde ich sagen, dass mir die Option gefällt, Leute verschiedener Teams einem Teammanager zuzuordnen. Damit können alle Ausgaben strikt dem entsprechendem Team zugeordnet werden. Auch die Beleg-Erinnerungen sind sehr hilfreich, da wir dadurch viel Zeit sparen.
Und die Mitarbeiter? Was halten die von Spendesk?
Sie sind ebenfalls sehr beeindruckt. Wir haben alle normalen Karten von der Bank durchgeschnitten und ich habe ihnen gesagt, dass wir Spendesk für alle unsere Kartenzahlungen verwenden werden: Sie waren alle einverstanden und es war überhaupt kein Problem. Spendesk ist sehr einfach zu bedienen - sie finden es attraktiv und hilfreich.
Was würden Sie einem ähnlichen Unternehmen sagen, das noch zögert Spendesk zu nutzen?
Ich würde sagen, dass Spendesk ein tolles Werkzeug ist und zu schlankeren Prozessen in jedem Unternehmen führt. Ich kann Spendesk nur wärmstens empfehlen.
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